கோரிக்கை நிலைகள் விளக்கம்

சமர்ப்பிப்பிலிருந்து பணம் திருப்பித் தரல் வரை கோரிக்கைகளைக் கண்காணிக்கவும்

Officaid-ல் உள்ள ஒவ்வொரு கோரிக்கைக்கும், அங்கீகாரம் மற்றும் பணம் செலுத்துதல் செயல்முறையில் அது எங்கு உள்ளது என்பதைக் காட்டும் ஒரு நிலை உள்ளது. இந்த நிலைகளைப் புரிந்துகொள்வது, எந்த கோரிக்கைகளுக்கு செயல்பாடு தேவை, எவை செயலாக்கப்பட்டன, மற்றும் எவை பணியாளர்களுக்கு செலுத்தப்பட்டன என்பதை அறிய உதவுகிறது.

நான்கு நிலைகள்

கோரிக்கைகள் நான்கு சாத்தியமான நிலைகள் வழியாக நகர்கின்றன:

1. நிலுவையில் என்பது கோரிக்கை அங்கீகாரத்திற்காக அல்லது நிராகரிக்கப்பட வேண்டியதற்காக காத்திருக்கிறது என்பதைக் குறிக்கிறது.
2. அங்கீகரிக்கப்பட்டது என்பது கோரிக்கை ஏற்கப்பட்டது மற்றும் பணம் திருப்பித் தரலுக்காக காத்திருக்கிறது என்பதைக் குறிக்கிறது.
3. நிராகரிக்கப்பட்டது என்பது கோரிக்கை நிராகரிக்கப்பட்டது மற்றும் பணம் திருப்பித் தரப்படாது என்பதைக் குறிக்கிறது.
4. செலுத்தப்பட்டது என்பது இந்தக் கோரிக்கைக்காக பணியாளருக்கு பணம் திருப்பித் தரப்பட்டது என்பதைக் குறிக்கிறது.

நிலுவையில்

ஒரு பணியாளர் ஒரு கோரிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கும்போது, அது நிலுவையில் நிலைக்குள் நுழைகிறது. மேலோட்டம் தாவில் உள்ள நிலுவையில் உள்ள அங்கீகாரங்கள் பகுதியில், பொருத்தமான அனுமதிகளைக் கொண்ட ஒருவர் அதை மதிப்பாய்வு செய்ய காத்திருக்கிறது.

நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகளுக்கு செயல்பாடு தேவை. நீங்கள் கோரிக்கை விவரங்களைத் திறக்கலாம், ரசீதை மதிப்பாய்வு செய்யலாம், மற்றும் அங்கீகரிக்க அல்லது நிராகரிக்க தேர்வு செய்யலாம்.

பணியாளர்கள் தங்கள் சொந்த நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகளை நான் → என் கோரிக்கைகள் வழியாக ரத்து செய்யலாம், ஏனெனில் அவர்கள் சமர்ப்பிப்பை திரும்பப் பெற வேண்டும். ரத்து செய்யப்பட்ட கோரிக்கைகள் நிலுவையில் உள்ள அங்கீகாரங்களில் இனி தோன்றாது.

அங்கீகரிக்கப்பட்டது

ஒரு கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்படும்போது, நிலை அங்கீகரிக்கப்பட்டது என மாற்றப்படுகிறது. கோரிக்கை இப்போது சரியான பணம் திருப்பித் தரலாக ஏற்கப்பட்டு, பணம் செலுத்துதல் வரிசையில் உள்ளது.

அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் தானியங்கியாக நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியது பகுதிக்குப் பாய்கின்றன, அங்கு அவை பணியாளர் வாரியாக இணைக்கப்படுகின்றன. இதன் பொருள், ஒரு பணியாளரின் அனைத்து அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகளும் ஒரே ஒரு செலுத்த வேண்டியது பதிவில் இணைக்கப்படுகின்றன, இது பணம் திருப்பித் தரலை செயலாக்க எளிதாக்குகிறது.

அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகளுக்கான கோரிக்கை விவரங்கள் (Claim Request Details) பாப்-அப், கோரிக்கையை யார் மற்றும் எப்போது அங்கீகரித்தார்கள் என்ற அங்கீகார விவரங்களையும் (Approval Details) காட்டும்.

நிராகரிக்கப்பட்டது

ஒரு கோரிக்கை நிராகரிக்கப்பட்டால், நிலை நிராகரிக்கப்பட்டது என மாற்றப்படுகிறது. இந்தக் கோரிக்கைக்காக பணியாளருக்கு பணம் திருப்பித் தரப்படாது, மற்றும் அது நிதி மாட்யூலில் தோன்றாது.

ஒரு கோரிக்கையை நிராகரிக்கும்போது, காரணத்தை விளக்கும் கருத்துகளைச் சேர்ப்பது உங்களுக்கு சாத்தியம். இது பணியாளருக்கு ஏன் அவர்களின் கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்படவில்லை, மற்றும் வேறுபட்ட தகவல் அல்லது ஆவணங்களுடன் மீண்டும் சமர்ப்பிக்க வேண்டுமா என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது.

நிராகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் பதிவு வைத்திருப்பு நோக்கங்களுக்காக அமைப்பில் காணக்கூடியவையாகவே இருக்கின்றன. அவை அனைத்து கோரிக்கைகளும் தாவிலும் சமீபத்திய செயல்பாடு பகுதியிலும் தோன்றுகின்றன.

செலுத்தப்பட்டது

செலுத்தப்பட்டது நிலை, இந்தக் கோரிக்கைக்காக பணியாளர் பணம் திருப்பிப் பெற்றார் என்பதைக் குறிக்கிறது. நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியது பகுதியில் பணியாளரின் செலுத்த வேண்டியதிற்கு எதிராக நீங்கள் பணம் செலுத்தலை பதிவு செய்யும்போது, இந்த நிலை தானியங்கியாக புதுப்பிக்கப்படுகிறது.

செலுத்த வேண்டிய தொகை (payable) செலுத்தப்பட்டதாகக் குறிக்கப்படும்போது, அந்தத் தொகையில் இணைந்துள்ள அனைத்து கோரிக்கைகளும் 'செலுத்தப்பட்டது' நிலைக்குப் புதுப்பிக்கப்படும். இது கோரிக்கைகள் மாட்யூலையும் நிதி பதிவுகளையும் ஒரே நிலையில் வைத்திருக்க உதவுகிறது.

செலுத்தப்பட்ட கோரிக்கையைத் திறக்கும்போது, பணம் செலுத்தலைப் பார் பொத்தான் தோன்றும். இது நேரடியாக பணம் செலுத்தல் பதிவை இணைக்கிறது, இதன் மூலம் கோரிக்கையிலிருந்து பணம் செலுத்துதலுக்குத் தடம் பிடிக்கலாம்.

நிலைப் பாய்வு

கோரிக்கைகள் பொதுவாக எப்படி நிலைகளுக்கு இடையே நகர்கின்றன என்பதைக் கீழே காணலாம்:

• பணியாளர் கோரிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கிறார் → நிலுவையில்
• மேலாளர் அங்கீகரிக்கிறார் → அங்கீகரிக்கப்பட்டது (பணம் செலுத்த வேண்டியவைக்குப் பாய்கிறது)
• மேலாளர் நிராகரிக்கிறார் → நிராகரிக்கப்பட்டது
• பணியாளர் ரத்து செய்கிறார் (நிலுவையில் இருக்கும்போது) → நிலுவையில் உள்ள பட்டியலிலிருந்து நீக்கப்படுகிறது
• நிதித் துறை பணம் செலுத்துதலைப் பதிவு செய்கிறது → செலுத்தப்பட்டது

மற்ற செயல்முறைகளிலிருந்து இதன் முக்கிய வேறுபாடு, அங்கீகரிக்கப்பட்டது நிலையிலிருந்து செலுத்தப்பட்டது நிலைக்குத் தானியங்கு மாற்றமாகும். நீங்கள் கைமுறையாக ஒரு கோரிக்கையை 'செலுத்தப்பட்டது' நிலைக்கு மாற்ற வேண்டாம்; நிதி மாட்யூலில் தொடர்புடைய செலுத்த வேண்டியது செலுத்தப்படும்போது இது தானாகவே நடக்கிறது.

நிலை நிறங்கள்

விரைவான காட்சி அடையாளம் காணலுக்காக, ஒவ்வொரு நிலையும் நிறமிடையுடன் (colored badge) காட்டப்படுகிறது:

• நிலுவையில் சாம்பல் நிறத்தில் தோன்றுகிறது, இது செயல் தேவைப்படுகிறது என்பதைக் குறிக்கிறது.
• அங்கீகரிக்கப்பட்டது பச்சை நிறத்தில் தோன்றுகிறது, கோரிக்கை ஏற்கப்பட்டது என்பதைக் குறிக்கிறது.
• நிராகரிக்கப்பட்டது சிவப்பு நிறத்தில் தோன்றுகிறது, கோரிக்கை நிராகரிக்கப்பட்டது என்பதைக் காட்டுகிறது.
• செலுத்தப்பட்டது ஊதா நிறத்தில் தோன்றுகிறது, மீள்செலவு செயலாக்கப்பட்டது என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

கோரிக்கைகளை நிர்வகிப்பது பற்றி மேலும் அறியவும்:

• கோரிக்கைகளை அங்கீகரித்தல் அங்கீகார செயல்முறையை விவரிக்கிறது.
• அனைத்து கோரிக்கைகளையும் பார்த்தல் நிலை மற்றும் மற்ற காரணிகளால் வடிகட்டும் முறையைக் காட்டுகிறது.
• கோரிக்கைகள் எப்படி செலுத்த வேண்டியவை ஆகின்றன நிதி தொடர்பை விளக்குகிறது.