கோரிக்கைகளை அங்கீகரித்தல்

நம்பிக்கையுடன் கோரிக்கைகளை சரிபார்த்து செயலாக்குங்கள்

பணியாளர்கள் கோரிக்கைகளை சமர்ப்பிக்கும்போது, விவரங்களை சரிபார்த்து, ரசீதை உறுதிப்படுத்தி, அங்கீகரிக்க வேண்டுமா என்பதை முடிவு செய்ய வேண்டியிருக்கும். கோரிக்கைகள் மாட்யூலில் நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகள் காட்டப்படுகின்றன; அங்கு ஆதார ஆவணங்களை ஆராய்ந்து சில கிளிக்களில் செயல்படலாம். அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் தானாகவே பணத்தைத் திரும்பப் பெறுவதற்காக நிதித் துறைக்கு (Finance) செல்லும்.

நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகளைக் கண்டறிதல்

நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகள் இரண்டு இடங்களில் தோன்றும்:

• மேலோட்டம் (Overview) தாவில் உள்ள நிலுவையில் உள்ள அங்கீகாரங்கள் பகுதி, இது செயல்பாட்டிற்காக காத்திருக்கும் கோரிக்கைகளை மட்டுமே காட்டுகிறது.
• அனைத்து கோரிக்கைகளும் டேப்பில், நிலுவையில் (Pending) நிலையை அடிப்படையாகக் கொண்டு வடிகட்டி, அனைத்து நிலுவை கோரிக்கைகளையும் காணலாம்.

எந்த ஒரு நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையையும் கிளிக் செய்தால், கோரிக்கை விவரங்கள் (Claim Request Details) அடைவு திரை திறக்கப்படும்.

கோரிக்கை விவரங்கள் அடைவு திரை

நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையைத் திறக்கும்போது, தொடர்புடைய அனைத்து தகவல்களையும் நீங்கள் காண்பீர்கள்:

• நிலுவையில் நிலை குறியீடுடன் கூடிய செலவு கோரிக்கை தலைப்பு.
• பணியாளர் பெயர் மற்றும் பணியாளர் அடையாள எண்.
• சுகாதார செலவுகள் அல்லது உணவு மற்றும் பொழுதுபோக்கு போன்ற கோரிக்கை வகையைக் காட்டும் கோரிக்கை வகை.
• செலவு நிகழ்ந்த நேரத்தைக் குறிக்கும் செலவு தேதி.
• தொகை தொடர்புடைய நாணயத்தில் கோரியது.
• பணியாளர் வழங்கிய குறிப்புகள் அல்லது பின்னணியைக் கொண்ட குறிப்புகள்.
• பதிவேற்றப்பட்ட ரசீதின் சிறிய முன்னோட்டத்துடன் கூடிய ரசீது பகுதி.
• கோரிக்கை எப்போது சமர்ப்பிக்கப்பட்டது என்பதைக் காட்டும் வரலாறு.

ரசீதை சரிபார்த்தல்

ரசீது பகுதியில் பதிவேற்றப்பட்ட ஆவணத்தின் சிறிய முன்னோட்டம் காட்டப்படுகிறது. முழு அளவிலான ரசீதை புதிய காட்சியில் திறக்க ரசீதைப் பார் அல்லது சிறிய படத்தைக் கிளிக் செய்யவும். பின்வருவனவற்றை உறுதிப்படுத்தவும்:

• ரசீது தேதி கோரிக்கையில் உள்ள செலவு தேதி உடன் பொருந்துகிறது.
• ரசீதுில் உள்ள தொகை கோரிக்கை செய்யப்பட்ட தொகையுடன் பொருந்துகிறது.
• கொள்முதல் சட்டப்பூர்வமானது மற்றும் நிறுவனக் கொள்கையின் கீழ் உள்ளது.
• கோரிக்கை வகைக்கு ஏற்றபடி வழங்குநர் அல்லது விற்பனையாளர் பொருத்தமானவராக உள்ளார்.

செயல்பாடு எடுக்க

நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கைகளுக்கான கோரிக்கை விவரங்கள் (Claim Request Details) அடைவுக்கு கீழே, மூன்று பொத்தான்கள் தோன்றும்:

• Close அடைவை எந்தச் செயலும் எடுக்காமல் மூடும்.
• Approve அங்கீகரிப்பதற்கு முன் கருத்துகளைச் சேர்க்க உங்களுக்கு அனுமதிக்கும் உறுதிப்படுத்தல் அடைவைத் திறக்கும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் செலுத்த வேண்டியதாக (payable) நிதித் துறைக்கு (Finance) செல்லும்.
• Reject நிராகரிப்பதற்கு முன் காரணத்தைச் சேர்க்க உங்களுக்கு அனுமதிக்கும் உறுதிப்படுத்தல் அடைவைத் திறக்கும்.

கோரிக்கையை அங்கீகரித்தல்

1. 1 கோரிக்கை விவரங்கள் (Claim Request Details) அடைவைத் திறக்க நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. 2 கோரிக்கை விவரங்களைப் பரிசீலித்து ரசீதைச் சரிபார்க்கவும்.
3. 3 கோரிக்கையை அங்கீகரி அடைவைத் திறக்க Approve ஐக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 பணியாளருக்கு ஏதேனும் கருத்துகளைச் சேர்க்கவும் (விருப்பத்திற்குரியது).
5. 5 கோரிக்கையை அங்கீகரிக்க Confirm ஐக் கிளிக் செய்யவும்.
6. 6 நிலை அங்கீகரிக்கப்பட்டதாக (Approved) புதுப்பிக்கப்பட்டு, கோரிக்கை நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியது (Finance → Expenses → Payables) பகுதிக்குச் செல்லும்.

அவர்களின் கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளது என்று பணியாளருக்கு அறிவிக்கப்படும். அடைவில் உள்ள அங்கீகார விவரங்கள் (Approval Details) பகுதியில், கோரிக்கையை யார் எப்போது அங்கீகரித்தனர் என்பது காட்டப்படும்.

கோரிக்கையை நிராகரித்தல்

1. 1 கோரிக்கை விவரங்கள் (Claim Request Details) அடைவைத் திறக்க நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. 2 நிராகரிப்பு ஏன் அவசியம் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள விவரங்களைப் பரிசீலிக்கவும்.
3. 3 நிராகரிப்பு அடைவைத் திறக்க Reject ஐக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 நிராகரிப்பதற்கான காரணத்தை விளக்குவது போன்ற கருத்துகளைச் சேர்க்கவும் (விருப்பத்திற்குரியது ஆனால் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது).
5. 5 கோரிக்கையை நிராகரிக்க Confirm ஐக் கிளிக் செய்யவும்.

அவர்களின் கோரிக்கை நிராகரிக்கப்பட்டுள்ளது என்று பணியாளருக்கு அறிவிக்கப்படும். அவர்கள் நிராகரிப்பு காரணத்தைப் பார்க்கலாம் மற்றும் பொருத்தமானால் புதிய கோரிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கலாம்.

அங்கீகாரத்திற்குப் பிறகு

அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன், கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலையில் சமீபத்திய செயல்பாடு (Recent Activity) பகுதியில் தோன்றும். அதுவும் அந்தப் பணியாளருக்கான Finance → Expenses → Payables பதிவை உருவாக்க அல்லது புதுப்பிக்கும். ஒரு அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கையைத் திறக்கும்போது, அடைவில் காட்டப்படும்:

• கோரிக்கையை யார் எப்போது அங்கீகரித்தனர் என்பதைக் குறிக்கும் அங்கீகார விவரங்கள்.
• சமர்ப்பித்தல் மற்றும் அங்கீகாரம் நேரங்களைக் காட்ட வரலாறு புதுப்பிக்கப்படும்.
• இந்த மாட்யூலில் மேலும் செயல் தேவையில்லை என்பதால், Close பொத்தான் மட்டுமே.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

Officaid-ல் கோரிக்கைகளை மேலும் மேலாண்மை செய்ய:

• கோரிக்கை நிலைகள் விளக்கம் ஒவ்வொரு நிலையும் அதன் அர்த்தத்தை விவரிக்கிறது.
• அனைத்து கோரிக்கைகளையும் பார்ப்பது கோரிக்கை வரலாற்றை வடிகட்டுவதையும் தேடுவதையும் எப்படி செய்வது என்பதைக் காட்டுகிறது.
• கோரிக்கைகள் செலுத்த வேண்டிய தொகையாக மாறுவது எப்படி Finance-உடன் உள்ள தொடர்பை விளக்குகிறது.