Meluluskan Permintaan Tuntutan

Semak resit dan proses tuntutan pekerja di Officaid dengan aliran kerja kelulusan yang jelas.

Semak dan proses tuntutan dengan yakin

Apabila pekerja menghantar tuntutan, permintaan tersebut perlu disemak butiran, resit disahkan, dan keputusan kelulusan dibuat. Modul Tuntutan memaparkan tuntutan yang tertangguh di mana anda boleh memeriksa dokumen sokongan dan mengambil tindakan dengan beberapa klik. Tuntutan yang diluluskan akan secara automatik mengalir ke Kewangan untuk bayaran balik.

Mencari Tuntutan Tertangguh

Tuntutan tertangguh muncul di dua tempat:

Bahagian Kelulusan Tertangguh pada tab Gambaran Keseluruhan, yang hanya menunjukkan tuntutan yang menunggu tindakan.
Tab Semua Tuntutan, di mana anda boleh tapis mengikut status Menunggu untuk melihat semua permintaan yang belum selesai.

Klik pada mana-mana tuntutan tertangguh untuk membuka tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan.

Tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan

Apabila anda membuka tuntutan tertangguh, anda akan melihat semua maklumat yang berkaitan:

Tajuk Tuntutan Perbelanjaan dengan lencana status Menunggu.
Nama Pekerja dan ID pekerja.
Jenis Tuntutan yang menunjukkan kategori tuntutan seperti Perbelanjaan Kesihatan atau Makanan & Hiburan.
Tarikh Perbelanjaan yang menunjukkan bila perbelanjaan berlaku.
Jumlah yang dituntut dalam mata wang yang berkaitan.
Nota yang mengandungi sebarang nota atau konteks yang diberikan oleh pekerja.
Bahagian Resit dengan pratonton kecil resit yang dimuat naik.
Sejarah yang menunjukkan bila tuntutan dihantar.

Menyemak Resit

Bahagian Resit memaparkan pratonton kecil dokumen yang dimuat naik. Klik Lihat Resit atau imej pratonton untuk membuka resit saiz penuh dalam paparan baharu. Pastikan:

Tarikh resit sepadan dengan Tarikh Perbelanjaan pada tuntutan.
Jumlah pada resit sepadan dengan jumlah yang dituntut.
Pembelian kelihatan sah dan berada dalam dasar syarikat.
Pembekal atau peniaga sesuai untuk jenis tuntutan tersebut.

Zum pada resit untuk mengesahkan jumlah jika imej kecil atau tidak jelas. Imej resit boleh dimuat turun untuk rekod anda jika perlu.

Mengambil Tindakan

Di bahagian bawah tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan, tiga butang muncul untuk tuntutan yang menunggu:

Tutup menutup tetingkap tanpa mengambil sebarang tindakan.
Luluskan membuka dialog pengesahan di mana anda boleh menambah komen sebelum meluluskan. Tuntutan yang diluluskan akan dihantar ke Kewangan sebagai akaun belum bayar.
Tolak membuka dialog pengesahan di mana anda boleh menambah sebab sebelum menolak.

Meluluskan Tuntutan

1 Klik tuntutan yang menunggu untuk membuka tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan.
2 Semak butiran tuntutan dan sahkan resit.
3 Klik Luluskan untuk membuka dialog Luluskan Tuntutan.
4 Tambah sebarang komen untuk pekerja (pilihan).
5 Klik Sahkan untuk meluluskan tuntutan.
6 Status dikemas kini kepada Diluluskan dan tuntutan mengalir ke Kewangan → Perbelanjaan → Akaun Belum Bayar.

Pekerja dimaklumkan bahawa tuntutan mereka telah diluluskan. Bahagian Butiran Kelulusan dalam tetingkap akan menunjukkan siapa yang meluluskan tuntutan dan bila.

Menolak Tuntutan

1 Klik tuntutan yang menunggu untuk membuka tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan.
2 Semak butiran untuk memahami mengapa penolakan mungkin diperlukan.
3 Klik Tolak untuk membuka dialog penolakan.
4 Tambah komen yang menjelaskan sebab penolakan (pilihan tetapi disyorkan).
5 Klik Sahkan untuk menolak tuntutan.

Pekerja dimaklumkan bahawa tuntutan mereka telah ditolak. Mereka boleh melihat sebab penolakan dan menghantar tuntutan baharu jika sesuai.

Penolakan tuntutan tidak boleh dibatalkan. Jika tuntutan ditolak secara tidak sengaja, pekerja perlu menghantar tuntutan baharu.

Selepas Kelulusan

Setelah diluluskan, tuntutan muncul dalam bahagian Aktiviti Terkini dengan status Diluluskan. Ia juga mewujudkan atau mengemas kini rekod belum bayar untuk pekerja tersebut dalam Kewangan → Perbelanjaan → Belum Bayar. Apabila anda membuka tuntutan yang diluluskan, tetingkap menunjukkan:

Butiran Kelulusan yang menunjukkan siapa yang meluluskan tuntutan dan bila.
Sejarah dikemas kini untuk menunjukkan kedua-dua cap masa penghantaran dan kelulusan.
Hanya butang Tutup, kerana tiada tindakan lanjut diperlukan dalam modul ini.

Soalan Lazim

Bolehkah saya meluluskan beberapa tuntutan pada satu masa?

Pada masa ini, tuntutan diluluskan secara individu. Ini memastikan setiap tuntutan mendapat semakan dan pengesahan yang sewajarnya sebelum diluluskan.

Apa yang berlaku kepada tuntutan yang diluluskan?

Tuntutan diluluskan secara automatik akan mencipta atau mengemas kini rekod belum bayar untuk pekerja di Kewangan → Perbelanjaan → Belum Bayar. Semua tuntutan diluluskan bagi seorang pekerja digabungkan menjadi satu rekod belum bayar, memudahkan pengurusan bayaran balik.

Bolehkah pekerja menghantar semula tuntutan yang ditolak?

Pekerja boleh menghantar tuntutan baharu jika tuntutan asal mereka ditolak. Mereka tidak boleh mengubah atau menghantar semula tuntutan yang ditolak itu sendiri, tetapi mereka boleh membuat penghantaran baharu dengan maklumat yang telah diperbetulkan atau dokumen tambahan.

Apa Seterusnya?

Teruskan menguruskan tuntutan di Officaid:

Status Tuntutan Dijelaskan menghuraikan setiap status dan maksudnya.
Melihat Semua Tuntutan menunjukkan cara untuk menapis dan mencari sejarah tuntutan.
Bagaimana Tuntutan Menjadi Belum Bayar menjelaskan hubungan dengan Kewangan.

tuntutan kelulusan aliran kerja HR