Jejak tuntutan daripada penghantaran hingga bayaran balik
Setiap tuntutan dalam Officaid mempunyai status yang menunjukkan kedudukannya dalam proses kelulusan dan pembayaran. Memahami status ini membantu anda mengetahui tuntutan mana yang memerlukan tindakan, mana yang telah diproses, dan mana yang telah dibayar balik kepada pekerja.
Empat Status
Tuntutan bergerak melalui empat status yang mungkin:
- Menunggu menunjukkan tuntutan sedang menunggu kelulusan atau penolakan.
- Diluluskan bermaksud tuntutan telah diterima dan sedang menunggu bayaran balik.
- Ditolak bermaksud tuntutan telah ditolak dan tidak akan dibayar balik.
- Dibayar menunjukkan pekerja telah dibayar balik untuk tuntutan ini.
Menunggu
Apabila pekerja menghantar tuntutan, ia memasuki status Menunggu. Tuntutan ini muncul dalam bahagian Kelulusan Tertangguh pada tab Gambaran Keseluruhan, menunggu seseorang yang mempunyai kebenaran yang sesuai untuk meninjaunya.
Tuntutan Menunggu memerlukan tindakan. Anda boleh membuka butiran tuntutan, meninjau resit, dan memilih untuk meluluskan atau menolak.
Pekerja boleh membatalkan tuntutan Menunggu mereka sendiri melalui Me → Tuntutan Saya jika mereka perlu menarik balik penghantaran. Tuntutan yang dibatalkan tidak lagi muncul dalam Kelulusan Tertangguh.
Diluluskan
Apabila tuntutan diluluskan, status berubah kepada Diluluskan. Tuntutan ini kini diterima sebagai bayaran balik yang sah dan berada dalam barisan untuk pembayaran.
Tuntutan diluluskan secara automatik mengalir ke Kewangan → Perbelanjaan → Bil, di mana ia digabungkan mengikut pekerja. Ini bermakna semua tuntutan diluluskan seorang pekerja digabungkan menjadi satu rekod Bil, memudahkan pemprosesan bayaran balik.
Tetingkap Butiran Permintaan Tuntutan untuk tuntutan diluluskan menunjukkan Butiran Kelulusan termasuk siapa yang meluluskan tuntutan dan bila.
Ditolak
Jika tuntutan ditolak, status berubah kepada Ditolak. Pekerja tidak dibayar balik untuk tuntutan ini, dan ia tidak muncul dalam modul Kewangan.
Apabila menolak tuntutan, anda boleh menambah komen yang menjelaskan sebab. Ini membantu pekerja memahami mengapa tuntutan mereka tidak diluluskan dan sama ada mereka patut menghantar semula dengan maklumat atau dokumen yang berbeza.
Tuntutan Ditolak kekal kelihatan dalam sistem untuk tujuan rekod. Ia muncul dalam tab Semua Tuntutan dan bahagian Aktiviti Terkini.
Dibayar
Status Dibayar menunjukkan bahawa pekerja telah menerima bayaran balik untuk tuntutan ini. Status ini dikemas kini secara automatik apabila anda merekod pembayaran terhadap Bil pekerja dalam Kewangan → Perbelanjaan → Bil.
Apabila Bil ditandakan sebagai Dibayar, semua tuntutan yang menyumbang kepada Bil tersebut akan dikemas kini kepada status Dibayar. Ini memastikan modul Tuntutan selari dengan rekod Kewangan anda.
Membuka tuntutan yang telah dibayar akan memaparkan butang Lihat Bayaran yang paut terus ke rekod akaun belum bayar, membolehkan anda menjejak dari tuntutan ke pembayarannya.
Aliran Status
Berikut adalah cara tuntutan biasanya berpindah antara status:
- Pekerja menghantar tuntutan → Menunggu
- Pengurus meluluskan → Diluluskan (dialirkan ke Akaun Belum Bayar)
- Pengurus menolak → Ditolak
- Pekerja membatalkan (semasa menunggu) → Dibuang daripada senarai menunggu
- Kewangan merekod pembayaran → Dibayar
Perbezaan utama daripada aliran kerja lain ialah peralihan automatik daripada Diluluskan ke Dibayar. Anda tidak perlu mengubah status tuntutan kepada Dibayar secara manual; ia berlaku secara automatik apabila akaun belum bayar yang berkaitan dibayar dalam modul Kewangan.
Warna Status
Setiap status dipaparkan sebagai lencana berwarna untuk pengenalan visual pantas:
- Menunggu dipaparkan dalam kelabu, menandakan tindakan diperlukan.
- Diluluskan dipaparkan dalam hijau, menunjukkan tuntutan telah diterima.
- Ditolak dipaparkan dalam merah, menunjukkan tuntutan telah ditolak.
- Dibayar dipaparkan dalam ungu, mengesahkan bayaran balik telah diproses.
Soalan Lazim
Apabila anda merekod pembayaran untuk akaun belum bayar pekerja dalam Kewangan → Perbelanjaan → Akaun Belum Bayar, semua tuntutan diluluskan yang termasuk dalam akaun tersebut akan dikemas kini kepada Dibayar secara automatik. Ini memastikan rekod tuntutan dan kewangan anda selari.
Tidak. Sekali ditolak, status adalah muktamad. Jika tuntutan sepatutnya diluluskan, minta pekerja menghantar tuntutan baharu yang boleh diluluskan kemudian.
Tapis mengikut status Dibayar dalam tab Semua Tuntutan untuk melihat semua tuntutan yang telah dibayar balik. Anda juga boleh klik pada mana-mana tuntutan yang dibayar dan gunakan butang Lihat Bayaran untuk melihat rekod akaun belum bayar.
Apa Seterusnya?
Pelajari lebih lanjut tentang pengurusan tuntutan:
- Meluluskan Permintaan Tuntutan menerangkan proses kelulusan.
- Melihat Semua Tuntutan menunjukkan cara menapis mengikut status dan kriteria lain.
- Bagaimana Tuntutan Menjadi Akaun Belum Bayar menjelaskan hubungan dengan Kewangan.