கோரிக்கைகள் செலுத்த வேண்டிய தொகையாக மாறுவது எப்படி

தனிப்பட்ட ரசீதுகளிலிருந்து ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பணம் திரும்பப் பெறுதலுக்கு

பணியாளர் கோரிக்கைகளை செயலாக்குவது மிகவும் கடினமாக இருக்கலாம். ஒரு பணியாளர் மூன்று போக்குவரத்து கோரிக்கைகளை சமர்ப்பிக்கிறார், மற்றொருவர் ஐந்து உணவு ரசீதுகளை வைத்திருக்கிறார், மூன்றாவதுவர் அலுவலக பொருட்கள் மற்றும் சுகாதார கோரிக்கைக்காக பணம் திரும்பப் பெற வேண்டும். உங்கள் குழுவில் இதை பெருக்கினால், நீங்கள் திடீரென டஜன் கணக்கில் சிறிய பணம் செலுத்துதல்களை நிர்வகிக்கிறீர்கள். இது சலிப்பூட்டும், பிழைகளுக்கு இடம் தரும், யார் பணம் பெற்றிருக்கிறார்கள் என்பதை கண்காணிக்க கடினம்.

Officaid வெவ்வேறு அணுகுமுறையைப் பின்பற்றுகிறது. ஒவ்வொரு கோரிக்கையையும் தனிப்பட்ட பணம் செலுத்துதலாகக் கருதும் பதிலாக, அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் தானாகவே பணியாளர் வாரியாக ஒரு தனிப்பட்ட செலுத்த வேண்டிய தொகை பதிவில் தொகுக்கப்படுகின்றன. இந்த தொகுக்கப்பட்ட காட்சி, தனிப்பட்ட ரசீதுகளின் வெள்ளப்பெருக்கை நீங்கள் ஒவ்வொரு நபருக்கும் கொடுக்க வேண்டிய ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பட்டியலாக மாற்றுகிறது.

பாரம்பரிய சவால்

பல வணிகங்களில், கோரிக்கை பணம் திரும்பப் பெறுதல் இவ்வாறு செயல்படுகிறது:

• பணியாளர் ஒரு கோரிக்கையை சமர்ப்பிக்கிறார்.
• மேலாளர் அதை அங்கீகரிக்கிறார்.
• நிதி துறை அந்த குறிப்பிட்ட கோரிக்கைக்காக ஒரு பணம் செலுத்துதலை செயலாக்குகிறது.
• ஒவ்வொரு பணியாளரின் ஒவ்வொரு கோரிக்கைக்கும் இதை மீண்டும் செய்யுங்கள்.

இந்த ஒன்று-ஒன்று அணுகுமுறை பிரச்சனைகளை உருவாக்குகிறது. நிதி குழு சிறிய பரிவர்த்தனைகளால் மூழ்குகிறது. ஒரு தனிப்பட்ட பணியாளருக்கு மொத்தமாக கொடுக்க வேண்டியதைக் காண கடினமாகிறது. பணம் செலுத்துதல்கள் பகுதிப்படுத்தப்படுகின்றன, சில கோரிக்கைகள் பணம் திரும்பப் பெறப்பட்டிருந்தாலும் மற்றவை வரிசையில் காத்திருக்கின்றன. யார் முழுமையாக பணம் பெற்றிருக்கிறார்கள் என்பதை கண்காணிக்க கைமுறை ஒப்பீடு தேவைப்படுகிறது.

Officaid அணுகுமுறை

Officaid கோரிக்கைகள் மாட்யூலை நிதி மாட்யூலுடன் தானாகவே இணைக்கிறது. ஒரு கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்பட்டபோது, அதை செயலாக்க யாராவது காத்திருக்க வேண்டும் என்று அது தனித்து இருக்காது. மாறாக, நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியவை பகுதியில், ஒவ்வொரு பணியாளருக்கான அனைத்து அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகளும் இணைக்கப்படுகின்றன.

இது எப்படி செயல்படுகிறது:

1. பணியாளர் நான் → என் கோரிக்கைகள் மூலம் ஒரு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட கோரிக்கைகளை சமர்ப்பிக்கிறார்.
2. மேலாளர் குழு → கோரிக்கைகள் இல் ஒவ்வொரு கோரிக்கையையும் மதிப்பாய்வு செய்து அங்கீகரிக்கிறார்.
3. அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் தானாகவே அந்த பணியாளருக்கான செலுத்த வேண்டிய தொகை பதிவை உருவாக்குகின்றன அல்லது புதுப்பிக்கின்றன.
4. நிதி துறை, கொடுக்க வேண்டிய மொத்த தொகையைக் காட்டும் ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஒரு தனிப்பட்ட செலுத்த வேண்டிய தொகையைக் காண்கிறது.
5. பணம் செலுத்தப்பட்டபோது, தொடர்புடைய அனைத்து கோரிக்கைகளும் செலுத்தப்பட்டது என்று குறிக்கப்படுகின்றன.

செலுத்த வேண்டிய தொகையில் நீங்கள் காணும் விஷயம்

நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டிய தொகை க்கு செல்லும்போது, செலுத்த வேண்டிய தொகை பதிவுகளின் பட்டியலை நீங்கள் காண்கிறீர்கள். பணியாளர் கோரிக்கைகளுக்கு, ஒவ்வொரு பதிவும் காட்டுகிறது:

• பணியாளர் பெயர் வழங்குநராக அல்லது பணம் பெறுபவராக.
• அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஆனால் செலுத்தப்படாத அனைத்து கோரிக்கைகளையும் இணைக்கும் மொத்த தொகை.
• மற்ற செலுத்த வேண்டிய தொகைகளிலிருந்து வேறுபடுத்த "பணியாளர் கோரிக்கைகள்" என்று காட்டும் வகை.
• பணம் திரும்பப் பெறுதல் செயலாக்கப்பட வேண்டிய காலக்கெடுவு தேதி.
• நிலை என்பது செலுத்த வேண்டியது, காலம் கடந்தது அல்லது செலுத்தப்பட்டது என்பதைக் குறிக்கும்.

செலுத்த வேண்டிய தொகை விவரங்கள் பக்கத்தைப் பார்க்க எந்தவொரு பதிவையும் கிளிக் செய்யவும். இங்கு, குறிப்புகள் பகுதியில் மொத்தத் தொகையை எந்த கோரிக்கைகள் உருவாக்குகின்றன என்பது, ஒவ்வொன்றின் கோரிக்கை வகை, தேதி மற்றும் தொகையுடன் சரியாக விவரிக்கப்படுகிறது.

ஒன்றிணைவதன் நன்மைகள்

பணியாளர் வாரியாக கோரிக்கைகளை செலுத்த வேண்டிய தொகையாக இணைப்பது பல்வேறு நன்மைகளை வழங்குகிறது:

• எளிமையான பணம் செலுத்துதல் என்பது பல சிறிய பரிவர்த்தனைகளுக்குப் பதிலாக, பணியாளர் ஒருவருக்கு ஒரு முறை பணம் பரிமாற்றம் செய்வதாகும்.
• தெளிவான பார்வை என்பது எந்த நேரத்தில் ஒவ்வொரு நபருக்கும் எவ்வளவு தொகை செலுத்த வேண்டும் என்பதைத் துல்லியமாகக் காட்டுகிறது.
• செயலாக்கவும், ஒப்பிடுவதற்கும் குறைவான பரிவர்த்தனைகள் இருப்பதால் பிழைகள் குறைகின்றன.
• முழுமையான ஆடிட் டிரெயில் ஒவ்வொரு செலுத்த வேண்டிய தொகையையும் அதன் அடிப்படை கோரிக்கைகளுடன் இணைக்கிறது.
• தானியங்கு புதுப்பிப்புகள் புதிய கோரிக்கைகள் அங்கீகரிக்கப்படும்போது செலுத்த வேண்டிய மொத்தத் தொகையைத் தற்போதைய நிலையில் வைத்திருக்கின்றன.

பணம் செலுத்துதல் இணைப்பு

பணியாளரின் செலுத்த வேண்டிய தொகைக்கு எதிராக நீங்கள் பணம் செலுத்தலைப் பதிவு செய்தவுடன், Officaid நிலையைத் தானாகவே புதுப்பிக்கும். செலுத்த வேண்டிய தொகை 'செலுத்தப்பட்டது' நிலைக்கு மாறும், மேலும் அனைத்து அடிப்படை கோரிக்கைகளும் இந்த மாற்றத்தைப் பிரதிபலிக்கும். அந்தக் கோரிக்கைகளில் எதையும் திறந்தால், நேரடியாக செலுத்த வேண்டிய தொகை பதிவை இணைக்கும் பணம் செலுத்தலைப் பார் பொத்தானைக் காண்பீர்கள்.

இந்த இருபுற இணைப்பு என்பது ஒரு கோரிக்கையிலிருந்து அதன் பணம் செலுத்துதலுக்கு, அல்லது ஒரு பணம் செலுத்துதலிலிருந்து அதன் தனிப்பட்ட கோரிக்கைகளுக்குத் திரும்பிச் செல்ல முடியும் என்பதைக் குறிக்கிறது. செயல்முறையில் எதுவும் இழக்கப்படாது.

செலுத்த வேண்டிய தொகை செயல்பாடு கண்காணிப்பு

செலுத்த வேண்டிய தொகை விவரங்கள் பக்கத்தில், மாற்றங்களின் வரலாற்றைக் காட்டும் செலுத்த வேண்டிய தொகை செயல்பாடு பகுதி உள்ளது. பணியாளர் கோரிக்கைகளிலிருந்து செலுத்த வேண்டிய தொகை எப்போது உருவாக்கப்பட்டது மற்றும் புதிய கோரிக்கைகள் அங்கீகரிக்கப்படும்போது எப்போது புதுப்பிக்கப்பட்டது என்பதைக் காணலாம். இந்த ஆடிட் டிரெயில், செலுத்த வேண்டிய தொகை காலப்போக்கில் எவ்வாறு உருவெடுத்தது என்பது பற்றிய முழுமையான வெளிப்படைத்தன்மையை வழங்குகிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

தொடர்புடைய தலைப்புகளை ஆராயுங்கள்:

• கோரிக்கை நிலைகள் விளக்கம் கோரிக்கைகள் நிலுவையில் இருந்து செலுத்தப்பட்டது நிலைக்கு எப்படி மாறுகின்றன என்பதைக் காட்டுகிறது.
• செலுத்த வேண்டிய தொகையை உருவாக்குதல் நிதி மாட்யூலில் செலுத்த வேண்டிய தொகைகள் பற்றி விளக்குகிறது.
• கோரிக்கைகளை அங்கீகரித்தல் வரும் கோரிக்கைகளை எப்படி செயலாக்க வேண்டும் என்பதைக் காட்டுகிறது.