தனிப்பட்ட செலவுகளுக்கு பணியாளர்களுக்கு பணம் திருப்பி கொடுப்பது
பணியாளர்கள் பெரும்பாலும் நிறுவனத்தின் சார்பில் தங்கள் சொந்த பணத்தை செலவு செய்கிறார்கள். ஒரு விற்பனை பிரதிநிதி வாடிக்கையாளருக்கு உணவுக்கு பணம் செலுத்துவார், ஒரு குழு உறுப்பினர் அலுவலக பொருட்களை வாங்குவார், அல்லது அவசர சந்திப்புக்கு டாக்ஸி கட்டணத்தை யாராவது செலுத்துவார். பணியாளர் செலவு பணம் திருப்பி பெறுதல் என்பது இந்த தனிப்பட்ட செலவுகளுக்கு பணியாளர்களுக்கு பணம் திருப்பி கொடுப்பதற்கான ஒரு அமைக்கப்பட்ட கோரிக்கை செயல்முறையாகும்.
சரியான அமைப்பு இல்லாமல், யார் என்ன செலவு செய்தார்கள் என்பதை கண்காணிப்பதும், தவறாமல் பணம் திருப்பி கொடுப்பதும் குழப்பமாகிவிடும். ரசீதுகள் இழக்கப்படுகின்றன, அங்கீகாரங்கள் தாமதமாகின்றன, மற்றும் பணியாளர்கள் தங்களுக்கு உரிய பணத்திற்காக வாரங்கள் காத்திருக்க வேண்டி வந்துவிடுகிறது. ஒரு அமைக்கப்பட்ட அணுகுமுறை அனைவரையும் பொறுப்பாக்கவும், பணியாளர்கள் நியாயமாகவும் விரைவாகவும் பணம் திருப்பி பெறுவதை உறுதிசெய்யவும் உதவுகிறது.
நிறுவனங்கள் பணியாளர்களுக்கு பணம் திருப்பி கொடுப்பதற்கான காரணங்கள்
பணியாளர்கள் தங்கள் வேலையை செய்யும்போது ஏற்படும் செலவுகளை தங்களுக்குள் வைத்திருக்க வேண்டியதில்லை. பணம் திருப்பி பெறுதல் தனிப்பட்ட நிதி மற்றும் வணிக செயல்பாடுகள் தனித்தனியாக இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது. இது வேறுவிதமாக கணக்கில் எடுக்கப்படாத செயல்பாட்டு செலவுகளை நிறுவனங்கள் கண்காணிக்கவும் உதவுகிறது.
பணம் திருப்பி பெறக்கூடிய பொதுவான செலவு வகைகள்:
- வணிக பயணங்களின் போது போக்குவரத்து, தங்குமிடம் மற்றும் உணவு போன்ற பயணச் செலவுகள்.
- வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது கூட்டாளிகளுக்கான உணவு மற்றும் விருந்தோம்பல் சேவைகள் உள்ளடக்கிய வாடிக்கையாளர் விருந்தோம்பல்.
- உடனடி தேவைகள் எழும்போது வாங்கப்படும் அலுவலக பொருட்கள்.
- பயிற்சி பொருட்கள் அல்லது சான்றிதழ் கட்டணங்கள் போன்ற தொழில்முறை மேம்பாடு.
- நிறுவன கொள்கைகள் குறிப்பிட்ட மருத்துவ கொள்முதல்களை உள்ளடக்கும்போது மருத்துவ செலவுகள்.
பணம் திருப்பி பெறுதல் செயல்முறை
ஒரு வழக்கமான பணம் திருப்பி பெறுதல் செயல்முறையில் பல படிகள் உள்ளன:
- வேலை கடமைகளை செய்வதில் பணியாளர் ஒரு செலவை ஏற்கிறார்.
- விவரங்கள் மற்றும் ஆதரவு ஆவணங்களுடன் பணியாளர் ஒரு கோரிக்கையை சமர்ப்பிக்கிறார்.
- நிறுவன கொள்கைக்கு ஏற்ப அது பொருந்துகிறதா என்பதை சரிபார்க்க மேலாளர் அல்லது HR கோரிக்கையை மதிப்பாய்வு செய்கிறார்.
- மதிப்பாய்வின் அடிப்படையில் கோரிக்கை அங்கீகரிக்கப்படுகிறது அல்லது நிராகரிக்கப்படுகிறது.
- பணியாளருக்கு பணம் திருப்பி கொடுக்க நிதி துறை பணம் செலுத்துதலை செயலாக்குகிறது.
ஒவ்வொரு படியும் ஒரு ஆய்வு பாதையை உருவாக்குகிறது, இது பணியாளருக்கும் நிறுவனத்திற்கும் இருபுறமும் வெளிப்படைத்தன்மை மற்றும் பொறுப்பை உறுதிசெய்கிறது.
ஆவணப்படுத்தலின் முக்கியத்துவம்
ரசீதுகள் மற்றும் விலைப்பட்டியல்கள் ஒரு கொள்முதல் நடந்தது என்பதற்கான சான்றாக செயல்படுகின்றன. சரியான செலவுகளின் சான்றுகளை வழங்குவதன் மூலம் இவை பணியாளரையும் நிறுவனத்தையும் பாதுகாக்கின்றன. Officaid ஒவ்வொரு கோரிக்கை வகைக்கும் ரசீது தேவையா என்பதை நீங்கள் அமைக்க அனுமதிக்கிறது, இதன் மூலம் ஆவணப்படுத்தல் தரங்களை நீங்கள் கட்டுப்படுத்தலாம்.
நல்ல ஆவணப்படுத்தல் இதனை உள்ளடக்கியது:
- பரிவர்த்தனையின் தேதி.
- வழங்குநர் அல்லது விற்பனையாளர் பெயர்.
- தொகை செலுத்தப்பட்டது.
- என்ன கொள்முதல் செய்தது என்பதற்கான விளக்கம்.
Officaid எப்படி உதவுகிறது
Officaid முழு மீள்செலவு செயல்முறையையும் எளிமைப்படுத்துகிறது. பணியாளர்கள் Me → My Claims மூலம் ரசீதுகளுடன் கோரிக்கைகளை சமர்ப்பிக்க, மேலாளர்கள் Team → Claims இல் ஒரு கிளிகில் அங்கீகரிக்க, அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் தானாகவே Finance மாட்யூலில் செலுத்த வேண்டியது (payables) ஆக மாறுகின்றன. இந்த இணைந்த செயல்முறை கைமுறை பரிமாற்றங்களை நீக்கி, எதுவும் தவறவிடப்படாமல் இருக்க உறுதி அளிக்கிறது.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
பணியாளர்கள் தங்கள் தனிப்பட்ட டாஷ்போர்டில் உள்ள Me → My Claims மூலம் கோரிக்கைகளை சமர்ப்பிக்கிறார்கள். அவர்கள் கோரிக்கை வகையை தேர்ந்தெடுத்து, தொகையை உள்ளிட்டு, குறிப்புகளை சேர்த்து, தேவைப்பட்டால் ரசீது பதிவேற்றம் செய்கிறார்கள்.
ஆம். Team → Claims → Claim Policy இல் கோரிக்கை கொள்கைகளை அமைக்கும்போது, ஒவ்வொரு கோரிக்கை வகைக்கும் ரசீது தேவை ஐ ஆன் அல்லது ஆஃப் செய்யலாம். இது எந்த வகைகளுக்கு ஆவணங்கள் தேவை என்பதை நீங்கள் கட்டுப்படுத்த உதவுகிறது.
Team → Claims → Claim Policy இல் உங்கள் கோரிக்கை வகைகள் மற்றும் வரம்புகளை அமைக்கவும். ஒவ்வொரு கோரிக்கைக்கும் மற்றும் மாதத்திற்கும் அதிகபட்ச தொகைகளை நிர்ணயிக்கலாம், மேலும் அனைவருக்கும் பொருந்தும் டோகிள் மூலம் எந்த பணியாளர்களுக்கு எந்த கோரிக்கை வகைகளுக்கு அணுகல் உண்டு என்பதை கட்டுப்படுத்தலாம்.
அடுத்தது என்ன?
உங்கள் நிறுவனத்தில் கோரிக்கைகளை மேலாண்மை செய்வது பற்றி மேலும் அறியவும்:
- கோரிக்கை கொள்கைகள் என்ன என்பது நிறுவனங்கள் மீள்செலவுகளை எப்படி கட்டுப்படுத்துகின்றன என்பதை விளக்குகிறது.
- கோரிக்கை கண்காணிப்பு என்ன என்பது உங்கள் நிறுவனத்திற்கு கண்காணிப்பு ஏன் முக்கியம் என்பதை விளக்குகிறது.
- கோரிக்கை மாட்யூலை புரிந்துகொள்வது என்பது Officaid பணியாளர் கோரிக்கைகளை எப்படி கையாள்கிறது என்பதை காட்டுகிறது.