报销状态详解

追踪报销单从提交到报销的全过程

Officaid 中的每笔报销单都有一个状态，显示其在审批和付款流程中的当前进度。了解这些状态有助于您掌握哪些报销单需要处理、哪些已处理完毕，以及哪些已支付给员工。

四种状态

报销单会经历以下四种状态：

1. 待处理表示该报销单正在等待批准或拒绝。
2. 已批准表示该报销单已被接受，正在等待报销付款。
3. 已拒绝表示该报销单已被驳回，不会进行报销。
4. 已付款表示员工已收到该笔报销单的款项。

待处理

当员工提交报销单后，其状态变为待处理。该报销单会显示在概览选项卡的待审批部分，等待拥有相应权限的人员进行审核。

待处理的报销单需要采取行动。您可以打开报销详情，查看收据，然后选择批准或拒绝。

如果需要撤回提交，员工可以通过我 → 我的报销取消自己的待处理报销单。已取消的报销单将不再显示在待审批列表中。

已批准

当报销单被批准后，状态会变为已批准。此时该报销单被视为有效的报销申请，并进入付款队列。

已批准的报销单会自动流转到财务 → 费用 → 应付账款，并按员工进行合并。这意味着同一员工的所有已批准报销单将合并为一条应付账款记录，便于处理报销付款。

已批准报销单的报销申请详情弹窗会显示审批详情，包括批准人和批准时间。

已拒绝

如果报销单被驳回，状态会变为已拒绝。员工不会收到该笔报销，且该记录不会出现在财务模块中。

拒绝报销单时，您可以添加备注说明原因。这有助于员工理解为何未获批准，以及是否需要补充信息或文件后重新提交。

已拒绝的报销单会保留在系统中以供存档。它们会显示在所有报销选项卡和最近活动部分。

已付款

已付款状态表示员工已收到该笔报销款项。当您在财务 → 费用 → 应付账款中针对员工的应付账款记录付款时，此状态会自动更新。

当应付账款标记为已付款时，构成该应付账款的所有报销单都会自动更新为已付款状态。这确保了报销模块与您的财务记录保持同步。

打开已付款的报销单时，您会看到一个 查看付款 按钮，它直接链接到应付账款记录，方便您从报销单追踪到对应的付款。

状态流程

报销单通常在以下状态之间流转：

• 员工提交报销 → 待处理
• 经理批准 → 已批准（流转至应付账款）
• 经理拒绝 → 已拒绝
• 员工取消（在待处理期间）→ 从待处理列表中移除
• 财务记录付款 → 已付款

与其他工作流程的关键区别在于从已批准到已付款的自动转换。您无需手动将报销单更改为已付款状态；当关联的应付账款在财务模块中完成付款时，此操作会自动执行。

状态颜色

每种状态都显示为彩色徽章，以便快速识别：

• 待处理 显示为灰色，表示需要采取行动。
• 已批准 显示为绿色，表示报销单已被接受。
• 已拒绝 显示为红色，表示报销单被驳回。
• 已付款 显示为紫色，确认报销已处理完毕。

常见问题

接下来做什么？

了解更多关于管理报销单的信息：

• 审批报销申请 介绍了审批流程。
• 查看所有报销 展示了如何按状态和其他条件进行筛选。
• 报销单如何变为应付账款 解释了与财务模块的关联。