创建适合您业务的报销类别
每家公司的报销需求都不同。虽然 Officaid 的系统报销类型涵盖了基础需求，但您可能需要为培训费用、专业订阅服务、制服或其他特定于公司的报销添加额外类别。创建自定义报销政策可以帮助您妥善追踪这些费用，并在员工提交报销申请时提供清晰的选项。
如何添加报销政策
- 1 从左侧边栏导航至 团队。
- 2 点击子菜单中的 报销。
- 3 点击 报销政策 选项卡。
- 4 点击右上角的 + 添加报销政策 按钮。
- 5 填写添加报销政策表单。
- 6 点击 保存 以创建报销政策。
添加报销政策表单
创建新的报销政策时，您需要配置以下字段：
- 报销类型 是员工提交报销申请时在下拉菜单中显示的名称。请选择清晰且易于识别的名称。
- 描述 提供有关此报销类别涵盖内容的额外背景信息。这有助于员工了解何时使用它。
- 单次报销上限 (SGD) 设置单次提交允许的最高金额。留空表示无限。
- 月度上限 (SGD) 设置员工在此类别中每月可报销的总额。留空表示无限。
- 适用于所有人 开关决定所有员工是否都可以提交此类型的报销申请。
- 需要收据 开关指定员工在提交报销申请时是否必须上传证明文件。
设置报销限额
限额有助于控制报销并防止过度提交：
- 单次报销限额 限制个人提交。员工不能提交超过此金额的单笔报销。
- 月度限额 限制总支出。即使单笔报销在限额内，员工也不能超过月度总额。
- 无限 表示没有上限。如果您不想限制金额，请留空该字段。
您可以根据政策设置一个限额、两个限额或不限额。
建议同时设置单次报销限额和月度限额。单次报销限额可防止异常的大额单笔提交，而月度限额可控制累计支出。
应用于员工
适用于所有人 开关用于控制哪些人可以使用此报销类型：
- 开启开启后，该报销类型对所有员工可用。员工在提交报销申请时可以看到此选项。
- 设置关闭后，该报销类型将从默认的员工视图中隐藏。请将其用于限制特定角色或团队使用的报销类别。
收据要求
需要收据 开关用于确定员工是否必须上传证明文件：
- 开启开启后，员工在提交此类型的报销申请时必须上传收据。如果没有证明文件，无法提交报销申请。
- 设置关闭后，收据变为可选。员工可以不带附件提交报销申请。
要求提供收据可以建立清晰的审计轨迹，并有助于核实报销申请的真实性。请根据典型金额和风险，考虑哪些报销类型需要强制提供文件。
示例：创建培训与发展政策
以下是创建培训和职业发展政策的示例：
- 报销类型： 培训与发展
- 描述： 课程、认证、研讨会及职业发展材料
- 单次上限： 500.00
- 月度上限： 1000.00
- 适用于所有人： 开启
- 需要收据： 开启
这允许员工每次提交最多 SGD 500 的培训费用，月度上限为 SGD 1,000，并且所有报销申请都需要提供收据证明。
创建政策后
保存后，新的报销政策将出现在报销政策表中，并带有自定义类别标签。如果启用了“适用于所有人”，员工在通过我 → 我的报销提交报销申请时，将立即看到此选项。
常见问题
可以。点击操作列中的编辑图标（铅笔）即可修改任何设置。变更仅适用于未来的报销申请，现有报销申请不受影响。
点击操作列中的删除图标（垃圾桶）。在删除前，请考虑是否有历史报销申请使用了此类型，因为删除后该类别将无法再用于参考。
描述有助于提供背景信息。员工在选择报销类型时可能会看到此内容，这有助于他们为报销申请选择合适的类别。
接下来做什么？
了解如何管理报销政策：