Susun perbelanjaan mengikut kategori
Bukan semua perbelanjaan itu sama. Jenis tuntutan membolehkan syarikat anda mengategorikan pelbagai jenis perbelanjaan perniagaan, memudahkan anda memantau perbelanjaan, menetapkan bajet, dan memastikan tuntutan melalui proses kelulusan yang betul.
Cara Ia Berfungsi
Apabila anda menghantar tuntutan dalam Officaid, anda memilih jenis tuntutan yang sepadan dengan perbelanjaan anda. Pengkategorian ini membantu syarikat anda memahami di mana wang dibelanjakan dan menggunakan dasar yang betul untuk setiap jenis perbelanjaan.
Pasukan HR atau pentadbir anda menetapkan jenis tuntutan yang tersedia. Anda hanya akan melihat kategori yang berkaitan dengan anda apabila menghantar tuntutan.
Kategori Biasa
Walaupun setiap syarikat mengkonfigurasi jenis tuntutan mereka sendiri, berikut adalah beberapa contoh biasa:
- Perbelanjaan Kesihatan untuk kos perubatan, keahlian gim, atau pembelian kesihatan
- Perbelanjaan Makanan & Hiburan untuk makan tengah hari pelanggan, makan malam pasukan, atau makanan perniagaan
- Perbelanjaan Pengangkutan/Perjalanan untuk teksi, parkir, pengangkutan awam, atau mileage
- Perbelanjaan Pejabat untuk alat tulis, bekalan, atau peralatan kecil
Had dan Baki
Syarikat boleh menetapkan had pada jenis tuntutan tertentu untuk menguruskan bajet. Sebagai contoh, tuntutan pengangkutan mungkin dikekang secara bulanan manakala makanan dan hiburan mungkin tanpa had.
Apabila had wujud, anda akan melihat tiga nilai:
- Dibenarkan ialah bajet keseluruhan anda untuk kategori tersebut
- Digunakan ialah berapa banyak yang telah anda tuntut
- Baki ialah berapa banyak yang masih ada
Kenapa Kategori Penting
Menyusun perbelanjaan mengikut jenis membantu syarikat anda:
- Jejak bajet dengan memantau perbelanjaan dalam setiap kategori
- Guna dasar dengan menetapkan peraturan berbeza untuk jenis perbelanjaan berbeza
- Jana laporan dengan menganalisis corak perbelanjaan dari semasa ke semasa
- Kekal patuh dengan mengklasifikasikan perbelanjaan boleh tolak dengan betul
Soalan Lazim
Pilih kategori yang paling sesuai dengan tujuan perbelanjaan anda. Jika anda membeli makan tengah hari untuk mesyuarat pelanggan, pilih Perbelanjaan Makanan & Hiburan. Jika anda menaiki teksi ke acara perniagaan, pilih Perbelanjaan Pengangkutan/Perjalanan. Jika tidak pasti, semak dengan pengurus anda.
Jenis tuntutan dikonfigurasikan oleh pasukan HR atau pentadbir syarikat anda. Jika anda berpendapat kategori baharu diperlukan, berunding dengan wakil HR anda. Mereka boleh menambah jenis tuntutan baharu dalam tetapan Pasukan → Tuntutan.
Jika tuntutan anda masih menunggu, anda boleh menyuntingnya dengan mengklik ikon sunting dalam bahagian Menunggu di Tuntutan Saya. Ubah jenis tuntutan dan klik Simpan. Setelah diluluskan, jenis tuntutan tidak boleh diubah.
Apa Seterusnya?
Teruskan belajar tentang tuntutan dalam Officaid:
- Memahami Baki Tuntutan untuk melihat bagaimana had dipantau
- Proses Kelulusan Tuntutan untuk memahami aliran kerja
- Menghantar Tuntutan untuk memulakan tuntutan perbelanjaan anda