Rekod dan Jejak Setiap Perubahan Stok
Setiap kali stok ditambah atau dipadam daripada sesuatu item, Officaid merekodkannya sebagai pergerakan stok. Pergerakan ini mewujudkan sejarah lengkap tentang bagaimana inventori anda berubah dari semasa ke semasa, memudahkan anda menjejak tepat bila stok diterima, dijual, atau dilaraskan.
Memahami Jenis Pergerakan Stok
Senarai Jenis menawarkan empat jenis pergerakan stok: Stok Masuk, Stok Keluar, Pelarasan dan Awal. Yang utama ialah:
- Stok Masuk menambah inventori. Gunakan ini apabila anda menerima penghantaran daripada pembekal, membetulkan kiraan kurang, atau mengembalikan item ke dalam stok.
- Stok Keluar memadam inventori. Ini berlaku secara automatik apabila invois diluluskan, atau anda boleh merekodkannya secara manual untuk pelarasan seperti barang rosak atau sampel yang diberi.
- Pelarasan membetulkan kiraan stok ke atas. Contohnya, kuantiti 3 direkodkan sebagai +3.00. Ia tidak menerima kuantiti negatif: jika anda memasukkan -3, Officaid memaparkan "Kuantiti tidak boleh negatif. Gunakan Stok Keluar untuk mengurangkan stok." dan tiada apa yang disimpan.
- Awal menetapkan stok kepada kuantiti yang anda masukkan; ia tidak menambah kepadanya. Panel menyatakan "Awal menetapkan stok kepada kuantiti ini; ia tidak menambah kepadanya. Untuk menambah stok, gunakan Stok Masuk."
Melihat Pergerakan Stok
Untuk melihat sejarah pergerakan bagi sesuatu item:
- 1 Pergi ke Jualan → Item dan klik pada nama item
- 2 Skrol ke bawah ke bahagian Pergerakan Stok pada halaman butiran
Di atas senarai, gunakan tarikh Dari dan Kepada untuk menunjukkan pergerakan bagi satu tempoh, dan Muat Turun Excel untuk mengeksportnya.
Setiap entri pergerakan menunjukkan:
- Tarikh stok bergerak
- Jenis menunjukkan jenis pergerakan, seperti Stok Masuk atau Stok Keluar
- Kuantiti menunjukkan bilangan unit yang ditambah atau dipadam (dipaparkan sebagai +30.00 atau -1.00)
- Selepas menunjukkan tahap stok hasil selepas pergerakan
- Nota memberikan konteks, seperti nombor invois atau sebab pelarasan
Pergerakan disenaraikan dalam susunan kronologi terbalik, dengan yang terkini di bahagian atas. Pergerakan yang bertarikh di masa lalu mengambil tempatnya dalam susunan tarikh, dan baki Selepas setiap pergerakan kemudian dikira semula. Contohnya, Stok Masuk 5 bertarikh 15 Oct 2026 mengubah tahap stok pada hari itu daripada -6.00 kepada -1.00, dan setiap baki kemudian dikira semula.
Menambah Pergerakan Stok Secara Manual
Untuk merekod perubahan stok secara manual:
- 1 Buka halaman butiran item
- 2 Klik + Tambah Pergerakan Stok dalam bahagian Pergerakan Stok
- 3 Pilih Jenis: Stok Masuk, Stok Keluar, Pelarasan atau Awal
- 4 Pilih Tarikh pergerakan stok (hari ini secara lalai; hari ini atau hari sebelumnya)
- 5 Masukkan Kuantiti. Di bawahnya, panel menerangkan jenis yang anda pilih dan menunjukkan hasil sebelum anda simpan. Contohnya, Stok Masuk dengan kuantiti 2 pada item yang mempunyai stok 90 akan membaca "Stok Masuk menambah kuantiti ini ke stok. Stok selepas disimpan: 92", manakala Awal dengan kuantiti 2 akan membaca "Awal menetapkan stok kepada kuantiti ini; ia tidak menambah ke stok. Untuk menambah stok, gunakan Stok Masuk." dan "Stok selepas disimpan: 2".
- 6 Secara pilihan, masukkan Kos Unit dan pilih Mata Wang
- 7 Secara pilihan, pilih Pembekal jika pergerakan ini berkaitan dengan penghantaran pembekal
- 8 Secara pilihan, tambah Nota untuk menerangkan sebab pergerakan
- 9 Simpan pergerakan
Merekod Stok Awal Anda
Apabila anda pertama kali mengaktifkan penjejakan inventori pada item, tahap stok bermula pada sifar. Untuk menetapkan kuantiti permulaan sebenar anda, tambah pergerakan Stok Masuk:
- Buka halaman butiran item
- Klik + Tambah Pergerakan Stok
- Pilih Stok Masuk sebagai jenis
- Masukkan kuantiti semasa yang ada
- Tambah nota seperti "Bilangan stok awal" untuk rujukan
- Simpan pergerakan
Tahap stok item anda kini akan mencerminkan kuantiti yang anda masukkan.
Menyunting Pergerakan Stok
Jika anda perlu membetulkan pergerakan stok, klik butang Sunting pada barisnya. Anda boleh mengemas kini jenis, kuantiti, kos unit, pembekal, dan nota. Tahap stok dikira semula secara automatik berdasarkan perubahan anda.
Untuk memadam pergerakan, klik ikon tong sampah pada barisnya.
Pergerakan Stok Automatik daripada Invois
Apabila invois yang mengandungi item dengan penjejakan inventori diaktifkan diluluskan, Officaid secara automatik mewujudkan pergerakan Stok Keluar, bertarikh pada tarikh invois. Invois draf tidak memindahkan stok. Medan nota merekodkan nombor invois (contohnya, "Invois #INV-20260200007"), jadi anda boleh menjejak dengan tepat jualan mana yang menyebabkan potongan stok.
Apabila nota kredit dengan Pemulangan ke Stok ditanda pada satu baris diluluskan, Officaid menambah semula kuantiti tersebut dengan pergerakan Pemulangan nota kredit (lencana memaparkannya dalam huruf besar), bertarikh pada tarikh nota kredit. Nota tersebut merekodkan nombor nota kredit, contohnya "Nota Kredit #CN-INV-20261000038-1". Baris ini dikunci: ikon kunci dengan petua "Pergerakan ini direkodkan oleh nota kredit. Ubah atau padam nota kredit tersebut sebaliknya."
Jika anda memadam nota kredit yang diluluskan daripada Aktiviti Invois (Buang, kemudian Ya), Officaid memadamkan pergerakan pemulangan Nota Kredit tersebut, jadi kuantiti yang dipulangkan keluar semula daripada stok, dan Jumlah Perlu Dibayar invois meningkat semula.
Lihat Bagaimana Invois Kemaskini Stok Anda Secara Automatik untuk butiran lanjut tentang cara ini berfungsi.
Memahami Medan Pergerakan Stok
Berikut adalah maksud setiap medan pada borang pergerakan stok:
- Jenis menetapkan jenis pergerakan: Stok Masuk dan Pelarasan menambah inventori, Stok Keluar memadamkannya, Awal menetapkan stok kepada kuantiti yang dimasukkan
- Tarikh ialah hari stok dipindahkan: hari ini secara lalai, dan boleh menjadi hari ini atau hari sebelumnya
- Kuantiti ialah bilangan unit yang ditambah atau dipadamkan
- Kos Unit (pilihan) merekodkan kos pembelian setiap unit, berguna untuk menjejak berapa banyak yang anda bayar untuk stok
- Mata Wang ialah mata wang untuk kos unit
- Pembekal (pilihan) mengaitkan pergerakan ini dengan pembekal tertentu. Ini tidak menambah pembekal ke Pembekal Dipautkan item.
- Nota (pilihan) memberikan penerangan teks bebas mengapa pergerakan ini berlaku
Soalan Lazim
Ya. Klik ikon tong sampah pada baris pergerakan untuk memadamkannya. Anda juga boleh klik Sunting untuk membetulkan pergerakan tersebut sebaliknya. Pengecualian ialah pergerakan Pemulangan nota kredit, yang dikunci: ubah atau padam nota kredit tersebut sebaliknya.
Officaid membenarkan stok jatuh di bawah sifar untuk memastikan invois tidak disekat. Tahap stok negatif menunjukkan anda telah menjual lebih banyak daripada inventori yang direkodkan, yang boleh berlaku jika stok diterima tetapi belum direkodkan.
Ya. Pilih hari stok bergerak dalam medan Tarikh (hari ini atau hari sebelumnya; tarikh masa depan tidak diterima). Pergerakan itu akan diletakkan mengikut susunan tarikh dan semua baki selepas itu akan dikira semula.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda faham tentang pergerakan stok, terokai panduan berkaitan ini:
- Bagaimana Invois Kemas Kini Stok Anda Secara Automatik untuk memahami potongan automatik
- Memahami Titik Pesanan Semula dan Kuantiti untuk menetapkan amaran apabila stok hampir habis
- Mengaitkan Pembekal dengan Item untuk menjejak pembekal yang menyediakan stok anda