Potongan Stok Automatik Apabila Anda Mencipta Invois
Salah satu aspek paling berguna dalam penjejakan inventori Officaid ialah kemas kini stok berlaku secara automatik. Apabila invois yang mengandungi item dengan penjejakan inventori diaktifkan diluluskan, Officaid akan mengurangkan kuantiti yang diinvois daripada stok tanpa sebarang langkah manual. Ini memastikan tahap stok anda kekal tepat semasa anda menjual.
Bagaimana Ia Berfungsi
Berikut adalah apa yang berlaku langkah demi langkah apabila anda mencipta invois:
- Anda mencipta invois dan menambah item ke dalamnya, dengan menyatakan kuantiti untuk setiap satu
- Apabila invois diluluskan (Luluskan Draf), Officaid akan menyemak item mana yang mempunyai penjejakan inventori diaktifkan
- Untuk setiap item yang dipantau, Officaid mewujudkan pergerakan Stok Keluar yang bersamaan dengan kuantiti pada invois, disenaraikan sebagai Invois jualan dan bertarikh pada tarikh invois
- Tahap stok item tersebut akan berkurang sebanyak jumlah itu
- Pergerakan stok direkodkan dengan nombor invois dalam medan nota (contohnya, "Invois #INV-20260200007")
Oleh kerana pergerakan bertarikh pada tarikh invois, invois yang bertarikh di masa lalu akan mengambil tempatnya dalam susunan tarikh antara pergerakan item tersebut, dan setiap baki kemudian dikira semula. Contohnya, invois draf untuk 1 unit bertarikh 17 Okt 2026 tidak menulis sebarang pergerakan; pada Luluskan Draf, Invois jualan -1.00 bertarikh 17 Okt 2026 muncul dalam susunan tarikh dan baki berubah daripada -1.00 kepada -2.00.
Contoh Mudah
Katakan anda mempunyai item bernama "Papan Kekunci Tanpa Wayar" dengan stok semasa 30 unit. Anda mencipta invois untuk pelanggan yang memesan 1 papan kekunci.
Selepas meluluskan invois:
- Stok berubah daripada 30 kepada 29
- Pergerakan Stok Keluar muncul dalam sejarah pergerakan item menunjukkan -1.00
- Nota membaca "Invois #INV-20260200007" (atau apa jua nombor invois tersebut)
- Lajur "Selepas" menunjukkan 29.00, mengesahkan tahap stok baharu
Menjejak Potongan Stok Kembali Ke Invois
Setiap potongan stok automatik termasuk nombor invois dalam medan nota. Ini mewujudkan pautan langsung antara jualan anda dan inventori anda, memudahkan anda menjawab soalan seperti "bila stok ini berkurang?" atau "jualan mana yang menyebabkan potongan ini?"
Untuk menjejak potongan:
- 1 Pergi ke Jualan → Item dan klik nama item
- 2 Skrol ke bahagian Pergerakan Stok
- 3 Cari entri Stok Keluar dengan nombor invois dalam lajur nota
Item Tanpa Penjejakan Inventori
Jika item pada invois tidak mempunyai penjejakan inventori diaktifkan, Officaid akan mengabaikannya untuk tujuan stok. Invois akan dicipta seperti biasa, dan tiada pergerakan stok direkodkan untuk item tersebut. Ini bermakna anda boleh mencampurkan item yang dijejak dan tidak dijejak pada invois yang sama tanpa sebarang masalah.
Memulangkan Item dengan Nota Kredit
Apabila pelanggan memulangkan barang, anda boleh meletakkannya semula ke dalam stok dengan nota kredit pada invois:
- 1 Pada nota kredit, Dipulangkan ke Stok ditanda pada setiap baris: nyahtanda pada mana-mana baris yang tidak dipulangkan
- 2 Klik Tambah Nota Kredit, kemudian Luluskan Draf dalam Aktiviti Invois
Apabila nota kredit diluluskan, setiap baris yang ditanda dengan item dijejak akan mendapat pergerakan Pemulangan nota kredit yang menambah kuantiti semula, dengan nombor nota kredit dalam medan nota (contohnya "Nota Kredit #CN-INV-20261000038-1"). Pergerakan ini dikunci: tiada Sunting atau Padam, dan ikon kunci menyatakan "Pergerakan ini direkodkan oleh nota kredit. Ubah atau padam nota kredit sebaliknya." Jika anda memadam nota kredit yang diluluskan dari Aktiviti Invois, pergerakan itu akan dipadam dan kuantiti akan keluar semula dari stok.
Lihat Menambah Nota Kredit untuk borang nota kredit penuh.
Bagaimana dengan Sebut Harga
Sebut Harga tidak menjejaskan tahap stok. Hanya invois mencetuskan potongan stok secara automatik. Ini masuk akal kerana sebut harga adalah cadangan, bukan jualan yang disahkan. Stok anda kekal tidak berubah sehingga tawaran disahkan dengan invois.
Soalan Lazim
Officaid memberi amaran apabila anda menyimpan draf, tetapi masih membolehkan anda mencipta invois, dan merekodkan potongan stok apabila ia diluluskan. Tahap stok akan menjadi negatif, menunjukkan anda telah menjual lebih daripada inventori yang direkodkan. Ini boleh berlaku jika stok diterima tetapi belum direkodkan sebagai pergerakan Stok Masuk.
Potongan stok berlaku secara automatik untuk semua item dijejak pada invois. Jika anda tidak mahu stok item tertentu terjejas, anda boleh melumpuhkan penjejakan inventori untuk item tersebut sebelum mencipta invois.
Invois Draf belum memindahkan stok, jadi memadam atau menyunting draf tidak akan mengubah stok. Stok Keluar dicatat apabila invois diluluskan. Setelah invois diluluskan, ia tidak boleh dipadam. Untuk membatalkannya, tambah nota kredit, dan jika barang kembali ke stok, pastikan Returned To Stock ditanda pada baris tersebut supaya meluluskan nota kredit menambah semula stok. Lakukan perkara yang sama jika anda perlu melaraskan stok selepas menyunting invois.
Ya, sebaik sahaja invois diluluskan. Apabila sebut harga ditukar kepada invois, invois yang terhasil akan memotong stok semasa kelulusan, sama seperti invois lain.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda faham tentang kemas kini stok automatik, terokai panduan berkaitan ini:
- Mengurus Pergerakan Stok untuk merekodkan stok diterima dan pelarasan secara manual
- Menetapkan Penjejakan Inventori untuk Item untuk membolehkan penjejakan pada lebih banyak item
- Melihat Butiran Item dan Prestasi untuk melihat stok bersama analisis jualan