Kekal kemas kini dengan setiap perbualan
Urusan tidak ditutup sendiri. Antara perbualan pertama dan persetujuan akhir, terdapat panggilan yang perlu dibuat, e-mel yang perlu dihantar, mesyuarat yang perlu dihadiri, dan tugasan yang perlu diselesaikan. Perbezaan antara menang dan kalah sering bergantung kepada susulan yang konsisten.
Penjejakan aktiviti Officaid memastikan tiada apa yang terlepas. Setiap interaksi, setiap tugasan, dan setiap pencapaian dicatatkan terhadap urusan tersebut. Anda sentiasa tahu apa yang telah dilakukan dan apa yang perlu dilakukan seterusnya.
Mengapa Aktiviti Penting
Jualan adalah tentang hubungan, dan hubungan memerlukan keterlibatan yang konsisten. Aktiviti membantu anda:
- Mengingati apa yang dibincangkan supaya anda boleh sambung semula dari tempat anda berhenti
- Jadualkan susulan supaya prospek tidak menjadi sejuk
- Menjejak kemajuan supaya anda tahu urusan sedang bergerak ke hadapan
- Berkolaborasi dengan rakan sekerja yang boleh melihat sejarah penuh
- Mengenal pasti urusan yang tersekat yang memerlukan perhatian
Tanpa penjejakan aktiviti, anda bergantung pada ingatan dan nota yang berselerak. Dengan penjejakan ini, anda mempunyai rekod lengkap setiap titik sentuhan dengan prospek anda.
Jenis Aktiviti
Officaid menyediakan tujuh jenis aktiviti, setiap satunya direka untuk jenis interaksi yang berbeza:
Panggilan adalah untuk perbualan telefon. Catat panggilan untuk merekodkan apa yang dibincangkan, apa yang dikatakan oleh prospek, dan apa yang anda setuju untuk dilakukan seterusnya. Gunakan ini untuk panggilan keluar yang anda buat dan panggilan masuk yang anda terima.
Mesej adalah untuk komunikasi berasaskan teks di luar e-mel, seperti SMS, WhatsApp, atau mesej LinkedIn. Jika anda berkomunikasi dengan prospek melalui aplikasi mesej, catat interaksi ini di sini.
E-mel adalah untuk korespondensi e-mel. Catat e-mel penting untuk mengekalkan rekod apa yang dihantar atau diterima. Ini membantu anda mengingati apa yang dikomunikasikan tanpa perlu mencari melalui peti masuk anda.
Mesyuarat adalah untuk temu janji yang dijadualkan, sama ada bersemuka, panggilan video, atau persembahan. Gunakan ini untuk merekodkan keputusan mesyuarat, keputusan yang dibuat, dan langkah seterusnya yang dipersetujui.
Tugasan adalah untuk kerja dalaman yang berkaitan dengan urusan. Ini boleh termasuk menyediakan cadangan, meneliti syarikat prospek, atau sebarang kerja lain yang perlu dilakukan untuk memajukan urusan.
Milestone adalah untuk peristiwa penting dalam perjalanan urusan. Gunakan ini untuk menanda momen penting seperti "Belanjawan diluluskan", "Kontrak dihantar untuk semakan undang-undang", atau "Pembuat keputusan dikenal pasti". Milestone membantu anda menjejak titik kemajuan utama.
Nota adalah untuk pemerhatian umum, peringatan, atau maklumat yang tidak sesuai dengan kategori lain. Gunakan nota untuk merakam pandangan tentang prospek, intelijen persaingan, atau apa-apa yang berbaloi untuk diingat.
Menambah Aktiviti
Untuk menambah aktiviti ke dalam urusan:
- 1 Buka halaman Butiran Urusan dengan mengklik kad urusan
- 2 Klik Tambah Aktiviti dalam panel Tindakan Pantas di sebelah kanan
- 3 Pilih jenis aktiviti dengan mengklik salah satu daripada tujuh ikon di bahagian atas (Panggilan, Mesej, E-mel, Mesyuarat, Tugasan, Milestone, Nota)
- 4 Masukkan nama Aktiviti, iaitu penerangan ringkas tentang apa aktiviti ini
- 5 Tetapkan Tarikh untuk bila aktiviti ini jatuh tempo atau bila ia berlaku
- 6 Tambah Nota (pilihan) untuk butiran atau konteks tambahan
- 7 Klik Tambah Aktiviti untuk simpan
Aktiviti akan muncul dalam bahagian Fokus jika ia masih menunggu atau bertarikh masa depan, atau dalam Sejarah jika anda telah menandanya sebagai selesai.
Borang Aktiviti
Apabila anda membuka borang aktiviti, anda akan melihat medan berikut:
Ikon jenis aktiviti muncul di bahagian atas. Klik ikon yang sepadan dengan aktiviti anda: telefon untuk Panggilan, gelembung sembang untuk Mesej, sampul surat untuk E-mel, orang ramai untuk Mesyuarat, dokumen untuk Tugasan, bendera untuk Milestone, atau papan klip untuk Nota. Ikon yang dipilih akan diserlahkan.
Aktiviti ialah tajuk atau nama aktiviti. Simpan ia ringkas tetapi deskriptif. Contoh yang baik: "Susulan soalan harga", "Hantar cadangan yang direvisi", "Mesyuarat semakan suku tahunan".
Tarikh ialah bila aktiviti ini jatuh tempo (untuk tugasan masa depan) atau bila ia berlaku (untuk merekod interaksi lepas). Ini menentukan sama ada aktiviti muncul sebagai lewat, jatuh tempo hari ini, atau akan datang.
Nota ialah medan pilihan untuk butiran tambahan. Gunakan ini untuk merakam nota perbualan, hasil mesyuarat, Butiran Tugas, atau sebarang konteks yang membantu anda atau Pasukan anda memahami apa yang berlaku atau apa yang perlu dilakukan.
Tanda sebagai selesai ialah suis yang muncul semasa anda menyunting aktiviti sedia ada. Hidupkan ini untuk memindahkan aktiviti daripada Fokus ke Sejarah, menandakan ia telah selesai.
Menguruskan Aktiviti
Untuk melihat atau mengemas kini aktiviti sedia ada, klik padanya dalam bahagian Fokus atau Sejarah. Panel butiran aktiviti akan terbuka di sebelah kanan skrin.
Dari sini, anda boleh:
- Kemas kini aktiviti dengan mengubah jenis, nama, tarikh, atau nota dan klik Kemas Kini Aktiviti
- Tanda sebagai selesai dengan menukar suis "Tanda sebagai selesai"
- Padam aktiviti dengan klik Padam Aktiviti (tindakan ini tidak boleh dibatalkan)
- Batal untuk menutup tanpa menyimpan perubahan
Apabila anda menanda aktiviti sebagai selesai, ia akan dipindahkan daripada bahagian Fokus ke bahagian Sejarah. Ini memastikan senarai Fokus anda kekal kemas dan hanya menunjukkan perkara yang masih memerlukan perhatian.
Memahami Bahagian Fokus
Bahagian Fokus pada halaman Butiran Urusan menunjukkan semua aktiviti yang menunggu dan lewat. Ini ialah senarai tindakan anda untuk urusan tersebut.
Aktiviti dalam Fokus disusun mengikut tahap mendesak:
- Aktiviti terlambat muncul pertama, ditanda dengan lencana jingga "Terlambat: X Hari"
- Aktiviti yang perlu diselesaikan hari ini menyusul
- Aktiviti akan datang susulan mengikut urutan tarikh
Setiap aktiviti menunjukkan jenisnya (dengan ikon dan label), tajuk, penerangan, tarikh dicipta, dan siapa yang menciptanya. Kotak semak hijau di sebelah kanan membolehkan anda menandanya sebagai selesai dengan pantas.
Bahagian Fokus direka untuk menjawab satu soalan: "Apa yang perlu saya lakukan seterusnya untuk urusan ini?" Semak secara berkala untuk kekal di hadapan komitmen anda.
Memahami Amaran Terlambat
Apabila tarikh jatuh tempo aktiviti telah berlalu tanpa diselesaikan, ia menjadi terlambat. Officaid menjadikan aktiviti terlambat sangat terlihat:
- Pada halaman Butiran Urusan, aktiviti terlambat menunjukkan lencana jingga "Terlambat: X Hari" dalam bahagian Fokus
- Pada papan Kanban, kad urusan memaparkan lencana jingga "Aktiviti Terlambat"
- Dalam bahagian Fokus, aktiviti terlambat disusun ke atas
Amaran ini direka untuk menarik perhatian anda. Apabila anda melihat lencana terlambat, klik masuk ke urusan tersebut dan uruskan aktiviti yang menunggu.
Jika aktiviti tidak lagi relevan, anda mempunyai dua pilihan:
- Tanda sebagai selesai jika tugasan asas telah selesai (walaupun lewat)
- Padam jika aktiviti tidak lagi diperlukan
Memahami Bahagian Sejarah
Bahagian Sejarah memaparkan aktiviti yang telah selesai dalam susunan kronologi terbalik, dengan yang terkini di bahagian atas.
Setiap entri memaparkan:
- Jenis aktiviti dengan ikon dan label
- Tajuk aktiviti yang menerangkan apa yang telah dilakukan
- Penerangan dengan sebarang nota yang anda tambah
- Tarikh dan masa selesai
- Siapa yang melengkapkannya
Sejarah berfungsi sebagai rekod interaksi anda. Sebelum membuat panggilan, semak Sejarah untuk mengingatkan diri anda tentang apa yang telah dibincangkan sebelum ini. Apabila menyerahkan urusan, Sejarah memberikan rakan sekerja anda konteks yang lengkap.
Amalan Terbaik Aktiviti
Memperoleh manfaat maksimum daripada penjejakan aktiviti memerlukan tabiat yang baik. Berikut adalah beberapa amalan terbaik:
Rekodkan aktiviti dengan segera. Selepas panggilan atau mesyuarat, luangkan masa seketika untuk merekodkannya semasa butiran masih segar. Menunggu sehingga kemudian bermakna anda akan melupakan perkara penting.
Jadilah spesifik dengan tajuk. Daripada menggunakan "Panggilan", gunakan "Panggilan - Membincangkan kebimbangan harga". Daripada "Mesyuarat", gunakan "Mesyuarat - Demo produk dengan pasukan perolehan". Tajuk yang spesifik menjadikan sejarah anda mudah dipindai.
Tambahkan konteks dalam nota. Rakam perkara utama daripada perbualan, keputusan yang dibuat, bantahan yang dibangkitkan, dan langkah seterusnya yang dipersetujui. Diri anda di masa hadapan akan berterima kasih.
Tetapkan tarikh jatuh tempo yang realistik. Apabila menjadualkan aktiviti susulan, pilih tarikh yang boleh anda penuhi. Menjadualkan semula aktiviti secara berterusan merosakkan nilai sistem.
Gunakan jenis aktiviti yang betul. Jangan rekodkan semuanya sebagai Tugasan. Menggunakan jenis yang betul (Panggilan, E-mel, Mesyuarat, dll.) menjadikan sejarah anda lebih mudah disemak dan membantu anda mengenal pasti corak.
Cipta aktiviti seterusnya dengan segera. Apabila anda melengkapkan satu aktiviti, tanya diri anda: "Apa langkah seterusnya?" Cipta aktiviti itu serta-merta supaya anda tidak meninggalkan urusan tanpa susulan yang dijadualkan.
Amaran Tiada Aktiviti Dijadualkan
Pada papan Kanban, anda mungkin akan melihat beberapa kad urusan memaparkan lencana merah jambu "Tiada Aktiviti Dijadualkan". Ini muncul apabila urusan tidak mempunyai aktiviti akan datang yang dijadualkan.
Amaran ini membantu anda mengenal pasti urusan yang mungkin sedang hanyut. Jika satu urusan tidak mempunyai aktiviti yang dirancang, ia bermakna tiada langkah seterusnya yang dijadualkan. Urusan itu boleh dengan mudah dilupakan.
Apabila anda melihat lencana ini:
- Klik ke dalam urusan
- Semak di mana peluang itu berada
- Tambah aktiviti yang sesuai (panggilan susulan, tugasan untuk menghantar maklumat, peringatan untuk memeriksa keadaan)
Lencana ini akan hilang sebaik sahaja aktiviti dijadualkan, memberi anda keyakinan bahawa setiap urusan mempunyai momentum ke hadapan.
Soalan Lazim
Ya. Walaupun anda telah menanda urusan sebagai Berjaya atau Gagal, anda masih boleh mengakses halaman Butiran Urusan dan menambah aktiviti. Ini berguna untuk merekod nota akhir, mencatat susulan selepas jualan, atau mendokumentasikan sebab urusan itu gagal.
Ya. Mana-mana ahli pasukan yang mempunyai akses ke saluran boleh menambah aktiviti ke urusan. Setiap aktiviti menunjukkan siapa yang menciptanya, jadi anda boleh melihat rakan sekerja mana yang merekod setiap interaksi.
Jika aktiviti tidak ditanda sebagai selesai, ia akan muncul sebagai lewat kerana tarikhnya telah berlalu. Jika anda merekod interaksi masa lalu (seperti panggilan yang telah berlaku), tambah aktiviti tersebut dan segera tandakan sebagai selesai supaya ia terus masuk ke Sejarah.
Paparan Kanban menyorot urusan dengan aktiviti terlambat menggunakan lencana jingga "Aktiviti Terlambat". Imbas papan anda untuk mengenal pasti urusan yang perlu perhatian dengan cepat. Setiap kad urusan dengan lencana ini mempunyai sekurang-kurangnya satu aktiviti terlambat.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda memahami penjejakan aktiviti, terokai artikel berkaitan ini:
- Menutup Urusan untuk mempelajari proses Berjaya dan Gagal
- Mengurus Butiran Urusan untuk semak semua ciri halaman urusan
- Menavigasi Saluran Anda untuk mengenal pasti urusan yang perlu perhatian