உங்கள் குழுவை ஒழுங்கமைத்து எளிதாக அணுகுங்கள்
பணியாளர் மேலாண்மை என்பது உங்கள் குழுவில் உள்ள ஒவ்வொருவருக்காகவும் துல்லியமான, புதுப்பிக்கப்பட்ட தகவல்களை வைத்திருப்பது. அடிப்படை தொடர்பு விவரங்கள் முதல் வேலை வரலாறு, சம்பள அமைப்புகள் மற்றும் சட்டப்பூர்வ பதிவுகள் வரை அனைத்தையும் இது உள்ளடக்கியது. பணியாளர் தகவல்கள் நல்ல முறையில் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டிருந்தால், தினசரி HR பணிகள் வேகமாகவும் எளிதாகவும் ஆகும்.
சரியான அமைப்பு இல்லையென்றால், பணியாளர் தரவுகள் ஸ்ப்ரீட்ஷீட்டுகள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் கோப்புறைகளில் சிதறிவிடும். தேவையானதைக் கண்டறிய நேரம் எடுக்கும், மற்றும் பழைய தகவல்கள் சம்பளம், விடுப்பு கணக்கீடுகள் மற்றும் அரசு சமர்ப்பிப்புகளில் பிழைகளை ஏற்படுத்தும்.
நீங்கள் கண்காணிக்க வேண்டிய பணியாளர் தகவல்கள் என்ன?
முழுமையான பணியாளர் பதிவு பொதுவாக பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்கியது:
- தொடர்பு தகவல் - பெயர், மின்னஞ்சல், தொலைபேசி எண் மற்றும் அவசரகால தொடர்புகள்.
- வேலைவாய்ப்பு விவரங்கள் - பதவி, பிரிவு, சேர்ந்த தேதி, வேலைவாய்ப்பு வகை மற்றும் மேலாளர்.
- சம்பளத் தகவல் - அடிப்படை சம்பளம், வங்கி கணக்கு விவரங்கள், அலவன்ஸ்கள் மற்றும் கழிப்புகள்.
- விடுப்பு உரிமைகள் - ஆண்டு விடுப்பு, நோய் விடுப்பு மற்றும் மற்ற விடுப்பு வகைகள்.
- ஆவணங்கள் - ஒப்பந்தங்கள், அடையாள அட்டைகள், வேலை அனுமதிகள் மற்றும் சான்றிதழ்கள்.
- செயல்திறன் பதிவுகள் - நோக்கங்கள், KPI-கள் மற்றும் சம்பள முன்னேற்ற வரலாறு.
- CPF மற்றும் OED போன்ற அரசு சமர்ப்பிப்புகளுக்குத் தேவையான இணக்கத் தரவு.
அடைவு: உங்கள் குழு ஒரே இடத்தில்
Officaid-இல், அடைவு என்பது உங்கள் முழு குழுவும் இருக்கும் இடம். அனைத்து பணியாளர்களின் முழுமையான காட்சியையும் அது வழங்குகிறது; மேலும் தேடுதல், வடிகட்டுதல் மற்றும் வினாடிகளில் எந்த சுயவிவரத்தையும் அணுகும் திறனையும் கொண்டுள்ளது.
ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் அவர்களது தனிப்பட்ட விரிவான சுயவிவரப் பக்கம் உள்ளது, அங்கு அவர்களது எல்லாவற்றையும் பார்த்து மேலாண்மை செய்யலாம். சம்பளச் சீட்டுகளை சேர்ப்பதிலிருந்து நோக்கங்களை கண்காணிப்பது வரை, விடுப்பு உரிமைகளை மேலாண்மை செய்வதிலிருந்து ஆவணங்களை சேமிப்பது வரை, அடைவு என்பது தனிப்பட்ட பணியாளர் செயல்களுக்கான உங்கள் மையமாகும்.
மையப்படுத்தப்பட்ட பணியாளர் மேலாண்மை ஏன் முக்கியம்
அனைத்து பணியாளர் தகவல்களும் ஒரே இடத்தில் இருந்தால், உங்கள் வணிகம் பல்வேறு வழிகளில் பயன்பெறுகிறது:
- வேகமான அணுகல் - சம்பளத்திற்காக வங்கி விவரங்கள் வேண்டுமானாலும் அல்லது வேலை அனுமதி காலாவதி தேதி வேண்டுமானாலும், எந்த பணியாளரின் தகவலையும் வினாடிகளில் கண்டறிய முடியும்.
- ஒரே ஒரு நம்பகமான தரவு மூலத்தைக் கொண்டிருப்பதால் குறைந்த பிழைகள் ஏற்படுகின்றன. தகவல்களை ஒருமுறை புதுப்பித்தால், அது சம்பளச் சீட்டுகள், விடுப்பு கணக்கீடுகள் மற்றும் இணக்க படிவங்களுக்கு தானாகவே பாய்ந்து செல்லும்.
- அரசு சமர்ப்பிப்புகளுக்காக முழுமையான பதிவுகள் தயாராக இருப்பதால் சிறந்த இணக்கம் கிடைக்கிறது. Officaid, உங்கள் அடைவில் ஏற்கனவே உள்ள தரவைப் பயன்படுத்தி OED போன்ற படிவங்களை முன்கூட்டியே நிரப்புகிறது.
- மென்மையான சேர்க்கை என்பது புதிய பணியாளர்கள் முதல் நாள் முதலே சரியாக அமைக்கப்பட்டு, அவர்களின் அனைத்து விவரங்களும் கட்டமைக்கப்பட்ட வடிவில் பதிவு செய்யப்படும்போது நிகழ்கிறது.
Officaid எல்லாவற்றையும் எப்படி இணைக்கிறது
Directory என்பது வெறும் பணியாளர் பட்டியல் அல்ல. இது Officaid-ன் குழு மாட்யூலின் மற்ற அனைத்து பகுதிகளுடனும் இணைக்கிறது:
- சம்பளம் Directory-ல் உள்ள சம்பளம் மற்றும் வங்கி விவரங்களைப் பயன்படுத்தி துல்லியமான சம்பளச் சீட்டுகளை உருவாக்குகிறது.
- விடுப்புகள் Directory-ல் அமைக்கப்பட்ட உரிமைகளைப் பெற்று, கோரிக்கைகள் அங்கீகரிக்கப்படும்போது இருப்புகளை புதுப்பிக்கிறது.
- கோரிக்கைகள் பணியாளர் சமர்ப்பித்த செலவுத் தொகைகளை அவருடன் இணைக்கிறது.
- வரி சம்பளச் சீட்டுகளில் உள்ள பணி வருமானத்தின் அடிப்படையில் IRAS சமர்ப்பிப்புகளை உருவாக்குகிறது.
- விதிமுறைகள் ஒவ்வொரு சுயவிவரத்திலும் உள்ள பணி விவரங்களைப் பயன்படுத்தி OED படிவங்களை முன்கூட்டியே நிரப்புகிறது.
இந்த இணைந்த அணுகுமுறை என்பது நீங்கள் தகவல்களை ஒருமுறை உள்ளீடு செய்து, அதை எல்லா இடங்களிலும் பயன்படுத்த முடியும் என்பதாகும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
Network மாட்யூலில் உள்ள தொடர்புகள் (Contacts) உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ளவர்களின் தகவல்களை, எடுத்துக்காட்டாக வாடிக்கையாளர்கள், வழங்குநர்கள் மற்றும் விற்பனை வாய்ப்புகள் போன்றவற்றை சேமிக்கின்றன. குழு மாட்யூலில் உள்ள Directory என்பது உங்கள் பணியாளர்களுக்காக மட்டுமே. நீங்கள் ஒரு குழு உறுப்பினரை சேர்க்கும்போது, ஏற்கனவே உள்ள தொடர்பை தேர்ந்தெடுக்கலாம் அல்லது புதிய ஒன்றை உருவாக்கலாம், அது உங்கள் Directory-ன் ஒரு பகுதியாக மாறும்.
ஆம். பணியாளர் சுயவிவரங்களில் அடையாள எண்கள், வங்கி கணக்குகள் மற்றும் வேலை அனுமதி தகவல்கள் போன்ற தனிப்பட்ட விவரங்களை சேர்க்கலாம். Officaid இந்த தரவை பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கிறது மற்றும் பயனர் அனுமதிகள் மூலம் அணுகலைக் கட்டுப்படுத்த முடியும்.
ஒரு பணியாளர் பணி விலகும்போது, அவர்களை செயலற்றது (Inactive) அல்லது முடிவு செய்யப்பட்டது (Terminated) என்று குறிக்கலாம். அவர்களின் சுயவிவரம் மற்றும் வரலாறு உங்கள் பதிவுகளுக்காக அமைப்பில் இருக்கும், ஆனால் அவர்கள் உங்கள் செயலில் உள்ள பணியாளர் பட்டியலில் தோன்ற மாட்டார்கள்.
ஒவ்வொரு பணியாளர் சுயவிவரத்திலும் ஒரு பிரிவு (Department) புலம் உள்ளது. குறிப்பிட்ட பணியாளர் குழுக்களைக் காண Directory-யை பிரிவு வாரியாக வடிகட்டலாம் (filter), அல்லது தனிநபர்களை விரைவில் கண்டறிய தேடல் சார்பைப் பயன்படுத்தலாம்.
அடுத்தது என்ன?
Officaid-ல் உங்கள் குழுவை உருவாக்கத் தயாரா? இந்த வழிகாட்டிகளுடன் தொடரவும்:
- Directory-ஐ வழிநடத்துதல் பணியாளர்களைக் கண்டறிவது மற்றும் வடிகட்டுவது எப்படி என்பதைக் காட்டுகிறது.
- குழு உறுப்பினரைச் சேர்வது என்பது உங்கள் குழுவில் ஒருவரைச் சேர்க்கும் மூன்று-படிநிலை செயல்முறையை விளக்குகிறது.
- பணியாளர் விவரங்களைப் பார்த்தல் என்பது ஒரு பணியாளரின் சுயவிவரத்தில் நீங்கள் பார்க்கக்கூடிய மற்றும் செய்யக்கூடிய அனைத்தையும் விளக்குகிறது.