保持团队有序且易于访问
员工管理是指维护团队中每个人准确、最新的信息。它涵盖从基本联系详情到雇佣历史、薪资设置和合规记录的所有内容。当员工信息组织得井井有条时，日常的人力资源任务就会变得更快、更轻松。
如果没有合适的系统，员工数据往往会分散在电子表格、电子邮件和文件柜中。查找所需信息需要时间，而过时的信息会导致薪资、休假计算和政府申报中出现错误。
您需要跟踪哪些员工信息？
完整的员工记录通常包括：
- 联系信息，如姓名、电子邮件、电话号码和紧急联系人。
- 雇佣详情，包括职位、部门、入职日期、雇佣类型和直属经理。
- 薪资信息，涵盖基本薪资、银行账户详情、津贴和扣款。
- 休假权益，包括年假、病假和其他休假类型。
- 文档，如合同、身份证明、工作准证和证书。
- 绩效记录，如目标、关键绩效指标（KPI）和薪资晋升历史。
- 合规数据，用于 CPF 和 OED 等政府申报。
通讯录：您的团队集中在一处
在 Officaid 中，通讯录是您整个团队的所在地。它为您提供所有员工的完整视图，让您能够在几秒钟内搜索、筛选并访问任何个人资料。
每位员工都有自己的详细个人资料页面，您可以在其中查看和管理关于他们的所有信息。从添加工资单到跟踪目标，从管理休假权益到存储文档，通讯录是您处理单个员工操作的核心枢纽。
通讯录将在职和离职员工显示在不同的标签页中，让您轻松关注当前团队，同时保持历史记录的可访问性。
为什么集中式员工管理很重要
当所有员工信息集中在一处时，您的企业将在多个方面受益：
- 更快的访问速度意味着您可以在几秒钟内找到任何员工的信息，无论是需要他们的银行详情用于薪资，还是他们的工作准证到期日。
- 减少错误：拥有单一数据源，只需更新一次信息，即可自动同步到工资单、假期计算和合规表格中。
- 提升合规性：完整的记录随时可用于政府申报。Officaid 会利用目录中已有的数据，自动预填 OED 等表格。
- 更顺畅的入职体验：从第一天起就正确设置新员工，以结构化格式记录所有详细信息。
Officaid 如何连接所有功能
目录不仅仅是员工列表。它连接了 Officaid 团队模块的每个部分：
- 薪资使用目录中的薪资和银行信息生成准确的工资单。
- 假期调用目录中设置的权益，并在申请获批后更新余额。
- 报销将报销款项关联到提交申请的员工。
- 税务根据工资单中的就业收入生成 IRAS 申报数据。
- 监管使用每个个人资料中的就业详情预填 OED 表格。
这种互联方式意味着您只需输入一次信息，即可在所有地方使用。
常见问题
网络模块中的联系人存储公司外部人员的信息，如客户、供应商和潜在客户。团队模块中的目录专门用于您的员工。当您添加团队成员时，可以选择现有联系人或创建新联系人，他们就会成为您目录的一部分。
可以。员工个人资料可以包含身份证号码、银行账户和工作准证等个人详细信息。Officaid 会确保这些数据的安全，并可通过用户权限控制访问权限。
当员工离职时，您可以将其标记为“非活跃”或“已终止”。他们的个人资料和历史记录将保留在系统中供您存档，但不再显示在您的活跃员工列表中。
每个员工个人资料都包含一个部门字段。您可以按部门筛选目录以查看特定员工群体，或使用搜索功能快速查找个人。
接下来做什么？
准备好在 Officaid 中组建您的团队了吗？请继续阅读这些指南：