முக்கிய ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்து எளிதில் அணுகக்கூடியதாக வைத்திருக்கவும்
பணியாளர் ஒப்பந்தங்கள், அடையாள ஆவணங்கள், வேலை அனுமதிகள், சான்றிதழ்கள். ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஆவணங்கள் தேவைப்படுகின்றன, அவற்றை எல்லாம் கண்காணிக்க சிரமமாக இருக்கலாம். Officaid மூலம், நீங்கள் அனைத்து பணியாளர் ஆவணங்களையும் நேரடியாக அவர்களின் சுயவிவரத்தில் சேமித்து நிர்வகிக்கலாம், இதனால் எல்லாம் ஒரு இடத்தில் இருந்து தேவைப்படும்போது எளிதாகக் கண்டறிய முடியும்.
ஆவண மேலாண்மை ஏன் முக்கியம்
உடல் ரீதியான கோப்பு உறைகள் இழக்கப்படலாம். பகிரப்பட்ட டிரைவ்களில் சிதறிய கோப்புகளைக் கண்டறிய கடினமாக இருக்கும். மின்னஞ்சல் இணைப்புகள் மறைந்துவிடலாம். Officaid-ல் ஒவ்வொரு பணியாளரின் சுயவிவரத்திலும் ஆவணங்களை பதிவேற்றுவதன் மூலம், நீங்கள் மையப்படுத்தப்பட்ட, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பதிவை உருவாக்குகிறீர்கள்:
- தேவைப்படும்போது ஆவணங்களை உடனடியாக அணுக முடிகிறது.
- காலாவதி தேதிகளை கண்காணிக்கிறது, இதனால் முக்கியமான எதுவும் காலாவதியாகாது.
- ஆடிட் மற்றும் சட்டப்பூர்வத்திற்காக முந்தைய பதிவுகளை வைத்திருக்கிறது.
- சரியான ஆவணங்களை சரியான மக்கள் அணுக முடிகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
ஆவணங்களை எங்கே காண்பது
ஒவ்வொரு பணியாளர் சுயவிவரத்தின் மேலோட்டம் தாவலிலும் ஆவணங்கள் பகுதி தோன்றும்.
- 1 இடது பக்க பட்டியலில் இருந்து குழு-க்கு செல்லவும்.
- 2 துணைப் பட்டியலில் இருந்து அடைவு-வை கிளிக் செய்யவும்.
- 3 நீங்கள் நிர்வகிக்க விரும்பும் பணியாளரை கிளிக் செய்யவும்.
- 4 மேலோட்டம் தாவலில் ஆவணங்கள் பகுதிக்கு ஸ்க்ரோல் செய்யவும்.
நீங்கள் காண்பது என்ன
ஆவணங்கள் பகுதியில் ஒரு அட்டவணை காட்டப்படுகிறது:
- ஆவணத்தை அடையாளம் காட்டும் ஆவண பெயர்.
- ஆவணத்தை வகைப்படுத்தும் ஆவண வகை.
- ஆவணம் காலாவதியாகும் தேதியைக் காட்டும் காலாவதி தேதி, அல்லது தேதி கடந்திருந்தால் காலாவதியானது பட்டை.
- ஆவணத்தை பார்வையிட அல்லது பதிவிறக்க கோப்பு ஐகான்.
ஆவண விவரங்களை பார்வையிட அல்லது திருத்த எந்த வரிசையையும் கிளிக் செய்யவும்.
ஆவணத்தை சேர்த்தல்
- 1 ஆவணத்தை சேர் பொத்தானை கிளிக் செய்யவும்.
- 2 ஆவணத்தை அடையாளம் காட்ட ஆவண பெயர்-ஐ உள்ளிடவும்.
- 3 இறக்கப்பட்ட பட்டியலில் இருந்து ஆவண வகை ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (விருப்பத்திற்குரியது).
- 4 ஆவணம் காலாவதியாகும் என்றால் காலாவதி தேதி ஒன்றைக் குறிப்பிடவும் (விருப்பத்திற்குரியது).
- 5 கூடுதல் குறிப்புகளுக்கு விளக்கம் சேர்க்கவும் (விருப்பத்திற்குரியது).
- 6 பதிவேற்றப் பகுதியில் கோப்பை இழுத்து விடவும் அல்லது உலாவ கோப்பைத் தேர்ந்தெடு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- 7 செயலில் நிலை மாற்றி (toggle) இயக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
- 8 சேமிக்க ஆவணத்தைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
ஆவண வகைகள்
கோப்புகளை வகைப்படுத்த உதவ Officaid ஆவண வகைகளை வழங்குகிறது:
- வேலை ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் திருத்தங்களுக்கு ஒப்பந்தம்.
- NRIC அல்லது FIN போன்ற அடையாள ஆவணங்களுக்கு ID.
- பாஸ்போர்ட் நகல்களுக்கு பாஸ்போர்ட்.
- வாகன ஓட்டுநர் அனுமதி அல்லது தொழில்முறை அனுமதிகளுக்கு அனுமதிப்பத்திரம்.
- கல்வி அல்லது தொழில்முறை சான்றிதழ்களுக்கு சான்றிதழ்.
- மேலே உள்ள வகைகளில் பொருந்தாத ஆவணங்களுக்கு மற்றவை.
காலாவதி கண்காணிப்பு
காலாவதி தேதிகள் உள்ள ஆவணங்கள் தானாகவே கண்காணிக்கப்படுகின்றன. ஒரு ஆவணம் காலாவதியானால், பட்டியலில் சிவப்பு காலாவதியானது குறியீடு காட்டப்படும், இதனால் புதுப்பிக்க வேண்டிய ஆவணங்களை எளிதாகக் கண்டறிய முடியும்.
செயலில் vs செயலற்றது
ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் செயலில் நிலை மாற்றி (toggle) உள்ளது:
- செயலில் உள்ள ஆவணங்கள் முக்கியப் பட்டியலில் தோன்றும் மற்றும் தற்போதையவையாகக் கருதப்படும்.
- செயலற்றது ஆவணங்கள் காப்பகப்படுத்தப்படுகின்றன, ஆனால் குறிப்புக்காக வைக்கப்படுகின்றன.
ஒரு ஆவணம் மாற்றப்பட்டால் அல்லது தற்போதையதாக இல்லாவிட்டால், அதை நீக்குவதற்குப் பதிலாக செயலற்றதாக அமைக்கவும். இது பணியாளருக்கான அனைத்து ஆவணங்களின் முழு வரலாற்றையும் வைத்திருக்க உதவுகிறது, இது பதிவு வைத்திருப்பு மற்றும் தணிக்கை நோக்கங்களுக்கு மதிப்புமிக்கது.
சேமிக்க வேண்டிய பொதுவான ஆவணங்கள்
ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் இந்த ஆவணங்களைச் சேமிக்கக் கருதவும்:
- இருபுறமும் கையொப்பமிடப்பட்ட வேலை ஒப்பந்தம்.
- அடையாள சரிபார்ப்புக்காக NRIC அல்லது FIN நகல்.
- வெளிநாட்டு பணியாளர்களுக்கான வேலை அனுமதி (Employment Pass, S Pass, Work Permit).
- தகுதி பதிவுகளுக்கான கல்வி சான்றிதழ்கள்.
- தொழில்முறை உரிமங்கள் சில பதவிகளுக்கு தேவை.
- வாகன ஓட்டுநர் உரிமம் அவர்களின் பணியின் ஒரு பகுதியாக வாகனம் ஓட்டுதல் இருந்தால்.
- பயிற்சி சான்றிதழ்கள் முடிக்கப்பட்ட பாடங்கள் அல்லது சான்றிதழ்களுக்கு.
ஆவணங்களை திருத்தவும் மற்றும் நீக்கவும்
ஒரு ஆவணத்தை திருத்த, அதன் விவரங்களைத் திறக்க கிளிக் செய்யவும். தேவையான புலங்களை புதுப்பித்து ஆவணத்தை புதுப்பிக்கவும் என்பதை அழுத்தவும்.
ஒரு ஆவணத்தை நீக்க, விவரங்கள் படிவத்தை திறந்து நீக்கு பொத்தானை அழுத்தவும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
Officaid PDF, படங்கள் (PNG, JPG, GIF, WEBP, HEIC, BMP, TIFF), Office ஆவணங்கள் (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF), CSV மற்றும் உரை கோப்புகள், ZIP, மற்றும் மின்னஞ்சல் கோப்புகள் (EML, MSG) வரை ஒவ்வொன்றும் 5 MB வரை ஏற்கிறது. வேறு வகையான கோப்பு, பெயர் மாற்றப்பட்ட கோப்பு அல்லது 5 MB ஐ விட அதிகமான கோப்பு ஒரு செய்தியுடன் நிராகரிக்கப்படுகிறது மற்றும் எதுவும் சேமிக்கப்படுவதில்லை. பெயர் மாற்றப்பட்ட கோப்பு (அதன் உள்ளடக்கம் அதன் வகையுடன் பொருந்தவில்லை) "இந்த கோப்பு அதன் பெயர் சொல்வது அல்ல (அதன் உள்ளடக்கம் அதன் வகையுடன் பொருந்தவில்லை, எ.கா. பெயர் மாற்றப்பட்ட கோப்பு). அதை மீண்டும் அந்த வடிவத்தில் சேமிக்கவும், அல்லது PDF ஆக சேமித்து பதிவேற்றவும்."
இல்லை. Directory-ல் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் HR மற்றும் மேலாண்மை பயன்பாட்டிற்கு மட்டுமே. பணியாளர்களுக்குத் தங்கள் Me மாட்யூல் மூலம் இந்த கோப்புகளைப் பார்க்கும் வசதி இல்லை.
இல்லை. பழைய ஆவணத்தை செயலற்றதாக அமைத்து புதியதை பதிவேற்றவும். இது தணிக்கை மற்றும் இணக்க நோக்கங்களுக்காக உங்கள் ஆவண வரலாற்றைப் பாதுகாக்கிறது.
அவற்றின் காலாவதி தேதியை கடந்த ஆவணங்கள் பட்டியலில் சிவப்பு காலாவதியானது பட்டையை காட்டுகின்றன. காலாவதியாகும் முன் வரவிருக்கும் காலாவதிகளை கவனிக்க, ஆவணங்கள் பிரிவை வழக்கமாக சரிபார்க்கவும்.
அடுத்தது என்ன?
பணியாளர் தகவல்களை ஒழுங்கமைக்க தொடரவும்:
- அவசர தொடர்புகள் மற்றும் சார்பு உறவுகளை சேர்ப்பது தனிப்பட்ட தொடர்புகளை சேமிப்பதை உள்ளடக்கியது.
- பணியாளர்களுக்கு சரக்கை ஒதுக்குதல் நிறுவன சொத்துகளை கண்காணிப்பதை விளக்குகிறது.
- பணியாளர் விவரங்களை பார்வையிடுதல் அனைத்து சுயவிவரம் பிரிவுகளின் மேலோட்டத்தை வழங்குகிறது.