Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Pasukan

Direktori

Menguruskan Dokumen Pekerja

Simpan dan lacak dokumen penting pekerja seperti kontrak, ID, dan sijil dalam Officaid.

Pastikan dokumen penting tersusun dan mudah diakses

Kontrak pekerjaan, dokumen identiti, pas kerja, sijil. Setiap pekerja datang dengan kertas kerja, dan melacakkannya semua boleh menjadi mencabar. Officaid membolehkan anda menyimpan dan menguruskan semua dokumen pekerja terus dalam profil mereka, jadi semuanya berada di satu tempat dan mudah dicari apabila anda perlukan.

Mengapa Pengurusan Dokumen Penting

Fail fizikal mudah hilang. Fail yang tersebar di pemacu kongsi sukar dicari. Lampiran e-mel tenggelam. Dengan memuat naik dokumen ke profil setiap pekerja dalam Officaid, anda mewujudkan rekod berpusat dan tersusun yang:

  • Membuat dokumen mudah diakses serta-merta apabila diperlukan.
  • Melacak tarikh tamat tempoh supaya tiada perkara penting yang luput.
  • Menyimpan rekod sejarah untuk audit dan pematuhan.
  • Memastikan orang yang betul boleh mengakses dokumen yang betul.

Di Mana Untuk Mencari Dokumen

Bahagian Dokumen muncul pada tab Gambaran Keseluruhan setiap profil pekerja.

  1. 1 Navigasi ke Pasukan dari bar sisi kiri.
  2. 2 Klik Direktori dari submenu.
  3. 3 Klik pada pekerja yang dokumennya ingin anda urus.
  4. 4 Skrol ke bahagian Dokumen pada tab Gambaran Keseluruhan.

Apa Yang Anda Akan Lihat

Bahagian Dokumen memaparkan jadual dengan:

  • Nama Dokumen yang mengenal pasti dokumen.
  • Jenis Dokumen yang mengategorikan dokumen.
  • Tarikh Tamat Tempoh menunjukkan bila dokumen tamat tempoh, atau lencana Tamat Tempoh jika sudah melepasi tarikh.
  • Ikon Fail untuk melihat atau muat turun dokumen.

Klik pada mana-mana baris untuk melihat atau menyunting butiran dokumen.

Menambah Dokumen

  1. 1 Klik butang Tambah Dokumen.
  2. 2 Masukkan Nama Dokumen untuk mengenal pasti dokumen.
  3. 3 Pilih Jenis Dokumen daripada senarai turun (pilihan).
  4. 4 Tetapkan Tarikh Tamat Tempoh jika dokumen tersebut akan tamat tempoh (pilihan).
  5. 5 Tambah Penerangan untuk sebarang nota tambahan (pilihan).
  6. 6 Muat naik fail dengan menarik dan menjatuhkannya ke kawasan muat naik, atau klik Pilih Fail untuk mencari.
  7. 7 Pastikan togol Aktif dihidupkan.
  8. 8 Klik Tambah Dokumen untuk menyimpan.

Jenis Dokumen

Officaid menyediakan jenis dokumen untuk membantu anda mengategorikan fail:

  • Kontrak untuk perjanjian pekerjaan dan pindaan.
  • ID untuk dokumen identiti seperti NRIC atau FIN.
  • Pasport untuk salinan pasport.
  • Lesen untuk lesen memandu atau lesen profesional.
  • Sijil untuk pensijilan pendidikan atau profesional.
  • Lain-lain untuk dokumen yang tidak sesuai dengan kategori di atas.
Memilih jenis dokumen adalah pilihan, tetapi mengategorikan dokumen memudahkan anda menemukannya kemudian.

Penjejakan Tamat Tempoh

Dokumen dengan tarikh tamat tempoh dipantau secara automatik. Apabila dokumen tamat tempoh, ia akan memaparkan lencana Tamat Tempoh berwarna merah dalam senarai, memudahkan anda mengenal pasti dokumen yang perlu diperbaharui.

Berikan perhatian khusus kepada tarikh tamat tempoh pas kerja untuk pekerja asing. Pas kerja yang tamat tempoh boleh menjejaskan kelayakan pekerjaan dan pematuhan terhadap peraturan MOM.

Aktif vs Tidak Aktif

Setiap dokumen mempunyai togol Aktif:

  • Dokumen Aktif muncul dalam senarai utama dan dianggap semasa.
  • Dokumen Tidak Aktif diarkibkan tetapi masih disimpan untuk rujukan.

Apabila dokumen digantikan atau tidak lagi semasa, tetapkan ia sebagai tidak aktif berbanding memadamkannya. Ini mengekalkan sejarah lengkap semua dokumen untuk pekerja, yang bernilai untuk tujuan pemeliharaan rekod dan audit.

Jangan padam dokumen lama melainkan benar-benar perlu. Menetapkannya sebagai tidak aktif mengekalkan rekod anda sambil memastikan senarai aktif kekal kemas dan relevan.

Dokumen Lazim untuk Disimpan

Pertimbangkan untuk menyimpan dokumen-dokumen ini untuk setiap pekerja:

  • Kontrak Pekerjaan yang ditandatangani oleh kedua-dua pihak.
  • Salinan NRIC atau FIN untuk pengesahan identiti.
  • Pas Kerja untuk pekerja asing (Employment Pass, S Pass, Work Permit).
  • Sijil Pendidikan untuk rekod kelayakan.
  • Lesen Profesional yang diperlukan untuk sesetengah jawatan.
  • Lesen Memandu jika memandu merupakan sebahagian daripada kerja mereka.
  • Sijil Latihan untuk kursus atau pensijilan yang telah selesai.
Muat naik dokumen semasa onboarding pekerja baharu supaya profil mereka lengkap sejak hari pertama.

Menyunting dan Memadam Dokumen

Untuk menyunting dokumen, klik untuk membuka borang butiran. Kemas kini mana-mana medan seperti yang diperlukan dan klik Kemas Kini Dokumen untuk menyimpan.

Untuk memadam dokumen, buka borang butiran dan klik butang Buang.

Soalan Lazim

Officaid menerima PDF, imej (PNG, JPG, GIF, WEBP, HEIC, BMP, TIFF), dokumen Office (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF), CSV dan fail teks, ZIP, dan fail e-mel (EML, MSG), sehingga 5 MB setiap satu. Fail jenis lain, fail yang dinamakan semula atau fail melebihi 5 MB akan ditolak dengan mesej dan tiada apa yang disimpan. Fail yang dinamakan semula (isinya tidak sepadan dengan jenisnya) akan memaparkan "Fail ini bukan seperti namanya (isinya tidak sepadan dengan jenisnya, contohnya fail yang dinamakan semula). Simpan semula dalam format itu, atau sebagai PDF, dan muat naik."

Tidak. Dokumen yang disimpan dalam Direktori adalah untuk kegunaan HR dan pengurusan sahaja. Pekerja tidak mempunyai akses untuk melihat fail ini melalui modul Me mereka.

Tidak. Tetapkan dokumen lama sebagai tidak aktif dan muat naik yang baharu. Ini mengekalkan sejarah dokumen anda untuk tujuan audit dan pematuhan.

Dokumen yang telah melepasi tarikh tamat tempoh akan memaparkan lencana Tamat Tempoh berwarna merah dalam senarai. Semak bahagian Dokumen secara berkala untuk menangkap tamat tempoh yang akan datang sebelum ia luput.

Apa Seterusnya?

Teruskan menyusun maklumat pekerja:

direktori dokumen kontrak pematuhan