让重要文件井井有条，随时可查
雇佣合同、身份证件、工作准证、资格证书……每位员工都伴随着一堆文件，管理起来确实让人头疼。Officaid 让您直接在员工个人资料中存储和管理所有员工文件，所有资料集中一处，需要时随手可得。
为什么文件管理很重要
实体文件夹容易丢失，散落在共享盘里的文件难以查找，电子邮件附件也常被淹没。将文件上传到 Officaid 中每位员工的个人资料后，您就建立了一个集中且有序的记录，从而：
- 需要时能立即访问文件。
- 追踪有效期，确保重要文件不会过期。
- 保留历史记录，以备审计和合规检查。
- 确保正确的人员能访问正确的文件。
在哪里找到文件
文件部分显示在每位员工个人资料的概览选项卡中。
- 1 从左侧边栏导航至团队。
- 2 在子菜单中点击通讯录。
- 3 点击您想要管理文件的员工。
- 4 在概览选项卡中滚动至文档部分。
您将看到什么
文档部分显示一个表格，包含：
- 文档名称，用于标识文件。
- 文档类型，用于对文件进行分类。
- 有效期至，显示文件何时到期；如果已过期，则显示已过期徽章。
- 文件图标，用于查看或下载文件。
点击任意一行即可查看或编辑文件详情。
添加文件
- 1 点击 添加文件 按钮。
- 2 输入文档名称以标识该文件。
- 3 从下拉菜单中选择 文档类型（可选）。
- 4 如果文件有有效期，请设置有效期至（可选）。
- 5 添加 描述，填写其他备注（可选）。
- 6 将文件拖放到上传区域，或点击 选择文件 进行浏览。
- 7 确保启用中开关已打开。
- 8 点击 添加文件 以保存。
文档类型
Officaid 提供多种文档类型，帮助您对文件进行分类：
- 合同：用于雇佣协议及补充协议。
- 身份证：用于 NRIC 或 FIN 等身份证明文件。
- 护照：用于护照副本。
- 执照：用于驾驶执照或专业执照。
- 证书：用于学历或专业资格认证。
- 其他：用于不符合上述类别的文件。
有效期追踪
系统会自动监控带有有效期的文件。当文件过期时，列表中会显示红色的已过期标签，方便您快速识别需要续期的文件。
启用中 vs 未激活
每个文件都有一个启用开关：
- 启用中的文件会显示在主列表中，并被视为当前有效文件。
- 未激活的文件会被归档，但仍保留以供参考。
当文件被替换或不再有效时，请将其设为未激活，而不是删除。这样可以保留该员工所有文件的完整历史记录，对于记录保存和审计非常有价值。
建议存储的常见文件
建议为每位员工存储以下文件：
- 双方签署的雇佣合同。
- 用于身份验证的 NRIC 或 FIN 副本。
- 外籍员工的准证（就业准证、S 准证、工作准证）。
- 用于资格记录的学历证书。
- 专业执照（某些职位需要）。
- 驾驶执照（如果驾驶是工作的一部分）。
- 培训证书（已完成课程或认证）。
编辑和删除文件
要编辑文件，请单击它以打开详情表单。根据需要更新任何字段，然后单击 更新文件 以保存。
要删除文件，请打开详情表单并点击 移除 按钮。
常见问题
Officaid 接受 PDF、图片（PNG、JPG、GIF、WEBP、HEIC、BMP、TIFF）、Office 文档（Word、Excel、PowerPoint、OpenDocument、RTF）、CSV 和文本文件、ZIP 以及电子邮件文件（EML、MSG），每个文件最大 5 MB。其他类型的文件、重命名的文件或超过 5 MB 的文件将被拒绝，并显示消息，且不会存储。重命名的文件（其内容与类型不匹配）会显示“此文件与其名称不符（其内容与类型不匹配，例如重命名的文件）。请再次以该格式保存，或保存为 PDF，然后上传。”
不可以。目录中存储的文件仅供 HR 和管理层使用。员工无法通过他们的“我的”模块查看这些文件。
不需要。将旧文件设置为未激活，然后上传新文件。这样可以保留您的文件历史记录，以便用于审计和合规目的。
超过有效期的文件在列表中会显示红色的 已过期 徽章。请定期查看文件部分，以便在文件过期前及时发现即将到期的文件。
接下来做什么？
继续整理员工信息：
- 添加紧急联系人和受抚养人 介绍如何存储个人联系人。
- 将库存分配给员工 解释如何跟踪公司资产。
- 查看员工详情 提供所有个人资料部分的概览。