随时掌握资产在各阶段的状态
固定资产的状态不会永远保持不变。新笔记本电脑可能存放在仓库中，直到分配给员工；车辆可能需要送去维修；旧设备则会被淘汰。Officaid 使用状态来帮助您追踪每项资产在其生命周期中的位置，让您随时了解哪些资产可用、哪些正在使用中，以及哪些已不再活跃。
本指南将解释四种资产状态、何时使用每种状态，以及如何引导资产经历其生命周期。
四种资产状态
Officaid 中的每项固定资产都有以下四种状态之一：
可用
该资产在您手中且随时可用或可分配。这是您添加新资产时的默认状态。适用于存放在仓库中的设备、备用设备，或任何当前未分配给特定人员或用途的物品。
已分配
该资产已交给团队成员。当资产被分配时，Officaid 会显示谁持有该资产以及分配时记录的状况备注。这有助于您追踪谁负责哪些设备。
维护中
该资产因维修、保养或升级而暂时停用。当设备正在修理、送修保修维修或进行定期维护时，请使用此状态。它表示该资产存在，但当前不可用。
已处置
该资产不再使用。这可能意味着它已被出售、捐赠、回收、核销或丢弃。已处置的资产保留在您的记录中以供历史参考，但不计入您的活跃库存。
资产生命周期
大多数资产都会按照以下路径经历这些状态：
采购 → 可用
当您购买新设备时，将其添加到 Officaid 并将状态设为可用。该资产将被记录在您的系统中，折旧开始计算，并准备好投入使用。
可用 → 已分配
当某人需要该设备时，您将其分配给他们。状态更改为已分配，Officaid 会记录谁持有该资产。打开资产，选择状态已分配，然后在分配给中选择人员（员工或其他（非员工）），如有需要可添加备注，并点击 更新。随后，固定资产列表将显示“分配给：[姓名]”。
已分配 → 可用
当员工归还设备时（例如他们离职或不再需要该设备），资产状态将变回“可用”。此时它可以重新分配给其他人。
任意状态 → 维护中
设备可以从任意状态进入“维护中”。例如，员工正在使用的笔记本电脑可能需要维修，仓库里的备用显示器可能需要保养。当资产停用时，请将状态更改为“维护中”。
维护中 → 可用或已分配
维修完成后，将资产状态改回之前的状态。如果之前已分配给某人，请改回“已分配”；如果是备用设备，请改回“可用”。
任意状态 → 已处置
当资产达到使用寿命终点时，请将状态更改为“已处置”。这通常是最终状态。该资产仍保留在您的记录中供参考，但不再属于您的活跃库存。
更改资产状态
要更新资产状态：
- 1 前往 财务 → 固定资产
- 2 找到该资产并点击编辑图标（铅笔）
- 3 在右侧面板的 状态 下拉菜单中，选择新状态
- 4 点击 添加 或 保存 以确认变更
处置或出售资产
当您出售、报废或核销资产时，请将其记录为“已处置”：
- 1 打开该资产。
- 2 在 状态 卡片中，选择 已处置。将出现三个字段。
- 3 处置日期：默认为今天。
- 4 销售收益 (SGD)：收到该资产的金额，含税。如果资产被报废或核销，请留空。
- 5 收款账户：如果有销售收益，此项为必填。仅列出资产货币对应的账户。销售将作为其他收入记录在此账户中。
- 6 如果适用，请勾选 销售需纳税。
- 7 点击 更新。
更新后：
- 款项将存入您选择的账户。
- 资产将从固定资产中移除。
- 损益表将显示处置损益。例如，账面价值为 40.00 的资产以 55.00 出售，产生 15.00 的收益；账面价值为 150.00 的资产被报废，产生 150.00 的损失。
- 其他收入列表将总收益显示为“其他资产出售 · ”，后接资产标签（例如“其他资产出售 · FA-RT2”）。
- 固定资产列表将当前账面价值显示为短横线。
按状态筛选资产
固定资产仪表盘允许您使用列表顶部的标签快速按状态筛选：
- 全部 – 显示所有资产，无论其状态如何
- 可用 – 仅显示随时可用的资产
- 已分配 – 仅显示当前由团队成员使用的资产
- 维护中 – 仅显示正在维修或保养的资产
- 已处置 – 仅显示已退役的资产
使用这些筛选器可以快速回答诸如“我们有哪些可用设备？”或“哪些资产目前正在维修？”之类的问题。
状态管理最佳实践
- 及时更新状态。 当设备易手或送去维修时，请立即更新状态。过时的状态会导致对实际可用情况的混淆。
- 一致使用维护状态。 即使是快速维修，也将资产标记为维护中，以记录其停用时间。这有助于日后解释差异或问题。
- 不要删除，请处置。 当资产不再有用时，将其状态更改为已处置，而不是删除它。这可以保留您的历史记录，用于审计、税务目的和财务准确性。如果您点击移除一个已计提折旧的资产，Officaid 会打开一个窗口，显示将被删除的内容（多少个月、金额和年份），并警告说这些年份的报告（包括以前年度的留存收益）将会发生变化。选择改为标记为已处置以在账簿中保留其历史记录，或选择仍要删除以删除该资产及其所有折旧。仅当资产是误添加时才使用仍要删除；对于任何已出售、报废或核销的资产，请将其标记为已处置。
- 定期审查状态。 每隔几个月快速检查一次，确保状态反映实际情况。资产有时会在系统中未更新的情况下被归还。
常见问题
这取决于状态。对于标记为可用、已分配或维护中的资产，折旧会继续计算。但是，当您更改资产的状态为已处置时，折旧会停止。
这是一个商业决策。即使固定资产已完全折旧（账面价值为零），它仍可能在使用且运行正常。状态应反映资产的实际状况，而非其账面价值。只有在资产实际停止使用时才应进行处置，而不仅仅是因为折旧完毕。
您需要手动更新该资产。打开资产详情，将其状态从“已分配”更改为“可用”：Officaid 会要求您确认关闭当前分配。之后，该资产即可分配给其他人。
接下来做什么？
继续了解固定资产管理：
- 将资产分配给团队成员 – 了解如何将设备分配给您的团队
- 浏览固定资产仪表板 – 筛选、搜索并下载您的资产数据
- 添加固定资产 – 查看如何将新资产添加到您的库存中