நீங்கள் தேடும் முக்கிய விவரங்களை அங்கேயே வைக்கவும்
அனைத்தும் ஒரு படிவப் புலத்தில் (form field) நன்கு பொருந்தாது. சில சமயங்களில் ஒரு உரையாடலைப் பதிவு செய்ய வேண்டும், ஒரு ஏற்பாட்டைக் குறிப்பிட வேண்டும், அல்லது எதிர்கால சான்றுக்காக ஏதேனும் ஒன்றை ஆவணப்படுத்த வேண்டும். ஒவ்வொரு பணியாளரின் சுயவிவரத்திலும் உள்ள குறிப்புகள் (Notes) பிரிவு, இந்தத் தகவல்களைப் பதிவு செய்ய உங்களுக்கு ஒரு தனி இடத்தை வழங்குகிறது.
குறிப்புகளை எங்கே காண்பது
ஒவ்வொரு பணியாளர் சுயவிவரத்தின் மேலோட்டம் டேப்பிலும், பணியாளர் தகவல் அட்டையின் (info card) நேரடியாகக் கீழே குறிப்புகள் தோன்றும். இந்தப் பிரிவில், நீங்கள் தட்டச்சு செய்ய, வடிவமைக்க மற்றும் உங்கள் குறிப்புகளை ஏற்பாடு செய்ய ஒரு செறிவூட்டப்பட்ட உரைத் திருத்தி (rich text editor) உள்ளது.
- 1 இடது பக்கப் பட்டியலில் (left sidebar) இருந்து குழு-க்குச் செல்லவும்.
- 2 துணைப் பட்டியலில் (submenu) இருந்து அடைவு-வைக் கிளிக் செய்யவும்.
- 3 பார்வையிடவோ அல்லது திருத்தவோ வேண்டிய பணியாளரைக் கிளிக் செய்யவும்.
- 4 மேலோட்டம் டேப்பில் உள்ள குறிப்புகள் பிரிவுக்கு உருட்டவும் (scroll).
குறிப்புகளால் நீங்கள் என்ன செய்ய முடியும்
குறிப்புத் திருத்தி செறிவூட்டப்பட்ட உரை வடிவமைப்பை ஆதரிக்கிறது:
- தடித்த எழுத்து, சாய்வு, மற்றும் கீழ் கோடு ஆகியவற்றை முக்கியத்துவப்படுத்த பயன்படுத்தவும்.
- தகவல்களை ஒழுங்கமைக்க புல்லட் புள்ளிகள் மற்றும் எண்மிக்கப்பட்ட பட்டியல்களைப் பயன்படுத்தவும்.
- நீண்ட பதிவுகளுக்கு பத்தி வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தவும்.
நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும்போது குறிப்புகள் தானாகவே சேமிக்கப்படுகின்றன, எனவே உங்கள் வேலையை இழப்பது பற்றி கவலைப்பட வேண்டிய அவசியமில்லை.
குறிப்புகளை எப்போது பயன்படுத்த வேண்டும்
நிலையான புலங்களில் (standard fields) சேர்க்கப்படாத தகவல்களைப் பதிவு செய்ய குறிப்புகள் பயனுள்ளதாக இருக்கும்:
- திட்டமிடப்பட்ட அறுவை சிகிச்சைகள், மீட்பு காலம், அல்லது எளிய பணி கோரிக்கைகள் போன்ற மருத்துவ ஏற்பாடுகள்.
- முறைப்படியான மதிப்பீடுகளுக்கு இடையேயான செயல்திறன் கவனிக்கப்படுதல்கள்.
- HR உரையாடல்கள் மற்றும் அவற்றின் முடிவுகள்.
- சிறப்பு வசதிகள் அல்லது மென்மையான பணி ஏற்பாடுகள்.
- தண்டனை குறிப்புகள் அல்லது வாய்மொழி எச்சரிக்கைகள்.
- பயிற்சி மற்றும் வளர்ச்சி விவாதங்கள்.
- சோதனை கால கருத்து மற்றும் நீட்டிப்பு காரணங்கள்.
சிறந்த நடைமுறைகள்
பணியாளர் குறிப்புகளிலிருந்து அதிகபட்ச பயனைப் பெற:
- உண்மையானது மற்றும் நடுநிலையானதாக இருக்கவும். கருத்துக்களுக்குப் பதிலாக என்ன நடந்தது என்பதை மட்டும் பதிவு செய்யவும்.
- தேதிகளைச் சேர்க்கவும். இது நிகழ்வுகள் மற்றும் முடிவுகளின் காலவரிசையை உருவாக்குகிறது.
- தொடர்புடையதாக வைத்திருக்கவும். குறிப்புகள் பணியிட விவகாரங்களுடன் தொடர்புடையதாக இருக்க வேண்டும்.
- அடிக்கடி புதுப்பிக்கவும். நிலைமைகள் மாறும்போது புதிய தகவல்களைச் சேர்க்கவும்.
- வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தவும். பட்டியல்கள் மற்றும் தலைப்புகள் குறிப்புகளை எளிதாகப் படிக்க உதவுகின்றன.
குறிப்புகளை யார் பார்க்க முடியும்
Directory-ல் பணியாளரின் சுயவிவரத்திற்கு அணுகல் உள்ள எவருக்கும் குறிப்புகள் காணக்கூடியவை. இது பொதுவாக HR பணியாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் நிர்வாகிகளை உள்ளடக்கியது. சாதாரண பணியாளர்கள் மற்ற பணியாளர்களின் சுயவிவரத்தில் உள்ள குறிப்புகளைப் பார்க்க முடியாது.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
ஆம். நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும்போது குறிப்புகள் சேமிக்கப்படுகின்றன. சேமிக்க பொத்தானை அழுத்த தேவையில்லை.
நீங்கள் குறிப்புகள் பிரிவைத் திருத்தி, தேவைக்கேற்ப உள்ளடக்கத்தை நீக்க முடியும். இருப்பினும், தகவலை நீக்குவது பொருத்தமானதா என்பதைச் சரிபார்த்து, பின்னர் அதைச் செய்வது நல்லது.
இல்லை. அடைவில் உள்ள குறிப்புகள் HR மற்றும் மேலாண்மை பயன்பாட்டிற்காக மட்டுமே. பணியாளர்கள் தங்கள் சொந்த தகவல்களை Me மாட்யூல் மூலம் அணுகுகின்றனர், அங்கு இந்த குறிப்புகள் காட்டப்படுவதில்லை.
கண்டிப்பான எழுத்து வரம்பு இல்லை. தேவைக்கேற்ப எவ்வளவு தகவல் வேண்டுமானாலும் சேர்க்கலாம்.
அடுத்து என்ன?
பணியாளர் சுயவிவரங்களைப் பற்றி தொடர்ந்து கற்றுக்கொள்ளுங்கள்:
- பணியாளர் விவரங்களைப் பார் அனைத்து சுயவிவரப் பிரிவுகளின் மேலோட்டத்தை வழங்குகிறது.
- பணியாளர் ஆவணங்களை நிர்வகித்தல் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் சான்றிதழ்களை சேமிப்பதைக் கவனிக்கிறது.
- நோக்கங்கள் மற்றும் KPIகளைக் கண்காணித்தல் செயல்திறன் கண்காணிப்பை விளக்குகிறது.