记录并追踪每一次库存变化
每当项目库存增加或减少时，Officaid 都会将其记录为库存变动。这些变动构成了完整的库存历史，让您轻松追溯库存何时接收、销售或调整。
了解库存变动类型
类型列表提供四种库存变动类型：入库、出库、调整和初始。主要类型如下：
- 入库增加库存。当您收到供应商的送货、纠正少计数量或将物品退回库存时使用此功能。
- 出库减少库存。当发票被批准时会自动发生，您也可以手动记录用于调整，例如损坏的商品或赠送的样品。
- 调整向上修正库存数量。例如，数量 3 记录为 +3.00。它不接受负数：如果您输入 -3，Officaid 会显示“数量不能为负。请使用出库来减少库存。”且不会保存任何内容。
- 初始将库存设置为您输入的数量；它不会累加。面板提示：“初始将库存设置为该数量；它不会累加。要增加库存，请使用入库。”
查看库存变动
要查看项目的变动历史：
- 1 前往 销售 → 项目 并点击项目名称
- 2 在详情页向下滚动至 库存变动 部分
在列表上方，使用 从 和 至 日期来显示特定期间的变动，并使用 下载 Excel 进行导出。
每个变动条目显示：
- 日期 库存变动的日期
- 类型 指示变动类型，如入库或出库
- 数量 显示增加或减少的单位数（显示为 +30.00 或 -1.00）
- 之后 显示变动后的库存水平
- 备注 提供上下文，如发票编号或调整原因
库存变动按时间倒序列出，最新的排在最上方。如果某条变动的日期在过去，它会按日期顺序插入相应位置，并且所有后续变动的之后余额都会重新计算。例如，一条日期为 15 Oct 2026 的入库 5 的变动，使当日的库存水平从 -6.00 变为 -1.00，随后所有余额均重新计算。
手动添加库存变动
要手动记录库存变动：
- 1 打开该项目的详情页面
- 2 在“库存变动”部分点击 + 添加库存变动
- 3 选择 类型：入库、出库、调整或初始
- 4 选择库存变动的 日期（默认为今天；仅限今天或更早的日期）
- 5 输入 数量。下方面板会解释您选择的类型，并在保存前显示结果。例如，若选择“入库”且数量为 2，当前库存为 90，则显示“入库会将此数量加到库存中。保存后库存：92”；若选择“初始”且数量为 2，则显示“初始会将库存设为此数量，不会累加。若要增加库存，请使用入库。”以及“保存后库存：2”。
- 6 可选输入 单位成本 并选择 货币
- 7 如果此变动与供应商送货有关，可选选择 供应商
- 8 可选添加 备注 以描述变动原因
- 9 保存该变动
记录初始库存
当您首次在某项目上启用库存追踪时，库存水平从零开始。要设置实际的起始数量，请添加一个“入库”变动：
- 打开该项目的详情页面
- 点击 + 添加库存变动
- 选择 入库 作为类型
- 输入您当前的在手数量
- 添加一条如“初始库存盘点”的备注以供参考
- 保存该变动
您项目的库存水平现在将反映您输入的数量。
编辑库存变动
如需更正库存变动，请点击其所在行的 编辑 按钮。您可以更新类型、数量、单位成本、供应商和备注。库存水平将根据您的变更自动重新计算。
要删除一个变动，请点击其所在行的垃圾桶图标。
来自发票的自动库存变动
当包含启用库存跟踪项目的发票被批准后，Officaid 会自动创建一条出库（Stock Out）记录，日期为发票日期。草稿发票不会变动库存。备注字段会记录发票编号（例如 "Invoice #INV-20260200007"），方便您准确追踪是哪笔销售导致了库存扣减。
当某一行勾选了 Returned To Stock 的贷项通知单被批准后，Officaid 会通过一条 贷项通知单退货 记录将数量加回库存（徽章以大写字母显示），日期为贷项通知单日期。备注中会记录贷项通知单编号，例如 "Credit Note #CN-INV-20261000038-1"。该行处于锁定状态：点击锁形图标会显示提示“此变动由贷项通知单生成。请更改或删除贷项通知单。”
如果您从发票的 发票活动 中删除已批准的贷项通知单（点击 移除，然后选择 是），Officaid 会删除对应的贷项通知单退货记录，因此退回的数量将从库存中扣除，发票的应付金额也会相应增加。
请参阅 发票如何自动更新库存 了解更多关于此功能的详细信息。
了解库存变动字段
以下是库存变动表单中各字段的含义：
- 类型 设置变动的种类：入库（Stock In）和调整（Adjustment）增加库存，出库（Stock Out）减少库存，初始（Initial）将库存设置为输入的数量
- 日期 是库存变动的日期：默认为今天，可以是今天或更早的日期
- 数量 是增加或减少的单位数
- 单位成本（可选）记录每单位的购买成本，有助于追踪库存的采购支出
- 货币 是单位成本所使用的货币
- 供应商（可选）将此变动与特定供应商关联。这不会将该供应商添加到项目的关联供应商列表中。
- 备注（可选）提供关于此次变动原因的文本描述
常见问题
可以。点击该行上的垃圾桶图标即可删除。您也可以点击 编辑 来更正变动记录。例外情况是 贷项通知单退货 记录，该记录处于锁定状态：请修改或删除贷项通知单。
Officaid 允许库存低于零，以确保发票不会被阻止。负库存水平表示您销售的数量超过了记录的库存，这可能是因为货物已收到但尚未录入系统。
可以。请在 日期 字段中选择库存变动的日期（可以是今天或更早的日期；系统不接受未来日期）。该变动会按日期顺序排列，且之后的所有余额都会重新计算。
接下来做什么？
既然您已了解库存变动，不妨探索以下相关指南：
- 了解发票如何自动更新库存，以理解自动扣减机制
- 理解再订货点和数量，以便在库存不足时设置警报
- 将供应商与项目关联，以追踪哪些供应商提供您的库存