开票时的自动库存扣减
Officaid 库存追踪最实用的功能之一是库存会自动更新。当包含已启用库存追踪项目的发票被批准后，Officaid 会自动从库存中扣除发票上的数量，无需任何手动操作。这能确保您在销售过程中库存水平始终准确。
工作原理
开票时，以下是逐步发生的过程：
- 您创建发票并添加项目，指定每个项目的数量
- 当发票被批准（批准草稿）时，Officaid 会检查哪些项目已启用库存追踪
- 对于每个已跟踪的项目，Officaid 会创建一笔数量与发票一致的出库变动，标记为发票销售，日期为发票日期
- 该项目的库存水平相应减少
- 库存变动会在备注字段中记录发票编号（例如，“发票 #INV-20260200007”）
由于变动日期为发票日期，过去日期的发票会按日期顺序插入到项目的变动列表中，并且所有后续的余额都会重新计算。例如，一张日期为 2026 年 10 月 17 日的 1 单位草稿发票未产生任何变动；在批准草稿后，一笔日期为 2026 年 10 月 17 日、金额为 -1.00 的发票销售按日期顺序出现，余额从 -1.00 变为 -2.00。
简单示例
假设您有一个名为“无线键盘”的项目，当前库存为 30 单位。您为客户创建了一张订购 1 个键盘的发票。
批准发票后：
- 库存从 30 变为 29
- 项目的变动历史记录中出现一笔出库变动，显示 -1.00
- 备注显示“发票 #INV-20260200007”（或实际的发票编号）
- “之后”列显示 29.00，确认新的库存水平
追溯库存扣减至发票
每次自动库存扣减都会在备注字段中包含发票编号。这建立了销售与库存之间的直接联系，让您轻松回答“库存何时减少？”或“哪笔销售导致了这次扣减？”等问题。
要追踪扣款：
- 1 前往 销售 → 项目，点击项目名称
- 2 滚动至 库存变动 部分
- 3 查找备注列中包含发票编号的出库记录
未启用库存追踪的项目
如果发票上的项目未启用库存追踪，Officaid 会忽略该项目的库存变动。发票会正常创建，且不会记录该项目的库存变动。这意味着您可以在同一张发票上混合使用启用和未启用库存追踪的项目，而不会出现问题。
通过贷项通知单退回库存
当客户退货时，您可以通过发票上的贷项通知单将商品重新入库：
- 1 在贷项通知单上，每行都会勾选 退回库存：对于未退回的行，请取消勾选
- 2 点击 添加贷项通知单，然后在发票活动中点击 批准草稿
当贷项通知单被批准后，每个勾选了已跟踪项目的行都会生成一条贷项通知单退货变动，将数量加回库存，并在备注字段中显示贷项通知单编号（例如 "Credit Note #CN-INV-20261000038-1"）。此变动已锁定：没有编辑或删除选项，其锁定图标显示“此变动由贷项通知单生成。请更改或删除贷项通知单。”如果您从发票活动中删除已批准的贷项通知单，该变动将被删除，数量也会从库存中扣除。
请参阅 添加贷项通知单 以查看完整的贷项通知单表单。
关于报价单
报价单不会影响库存水平。只有发票会触发自动库存扣减。这是合理的，因为报价单只是提议，而非确认的销售。直到通过发票最终确定交易，您的库存才会保持不变。
常见问题
Officaid 会在您保存草稿时发出警告，但仍允许您创建发票，并在批准时记录库存扣减。库存水平将变为负数，表示您销售的货物超过了记录的库存。这种情况可能发生在货物已接收但尚未记录为入库（Stock In）变动的情况下。
对于发票上所有追踪的项目，库存扣减是自动进行的。如果您不希望某个项目的库存受到影响，可以在创建发票前禁用该项目的库存追踪。
草稿发票尚未扣减库存，因此删除或编辑草稿不会影响库存。只有当发票被批准时，才会记录出库。一旦发票被批准，就无法再删除。若要冲销，请添加贷项通知单；如果货物退回库存，请勾选相关行上的 已退回库存，这样批准贷项通知单后就会将库存加回。如果您在编辑发票后需要调整库存，也请执行相同操作。
是的，一旦发票被批准就会触发。当报价单转换为发票时，生成的发票在批准时会像其他发票一样扣减库存。
接下来做什么？
既然您已了解自动库存更新，请探索这些相关指南：