Semakan Resit: Pasangan Mata Kedua untuk Setiap Resit
Apabila anda melampirkan resit kepada perbelanjaan, bil kepada akaun belum bayar atau resit kepada tuntutan, Officaid membaca fail tersebut dan membandingkannya dengan maklumat yang dimasukkan: jumlah, tarikh, pembekal, nombor bil dan GST. Jika ada yang tidak sepadan, anda akan melihatnya pada rekod dan boleh membetulkannya dengan satu klik. Teks resit juga menjadi boleh dicari, jadi anda boleh mencari rekod berdasarkan apa yang tertulis pada resitnya.
Di Mana Anda Melihatnya
- Perbelanjaan – kad Semakan Resit pada Butiran Perbelanjaan.
- Bil – kad Pemeriksaan Bil pada Butiran Akaun Belum Bayar.
- Tuntutan – kad dalam tetingkap tuntutan, di atas Butiran Kelulusan.
- Senarai – senarai Perbelanjaan dan Bil mempunyai lajur Semakan Resit, dan baris dengan amaran terbuka akan memaparkan ikon amaran. Arahkan kursor ke atas ikon untuk membaca amaran tersebut.
Sejurus selepas anda melampirkan fail, kad akan membaca "Semakan resit…". Keputusan biasanya tiba dalam beberapa minit; anda tidak perlu kekal di halaman tersebut.
Membaca Keputusan
- Sesuai dengan resit – maklumat yang dimasukkan sepadan dengan fail, pada masa semakan dilakukan.
- Amaran – sesuatu yang perlu diperiksa, seperti "Jumlah resit SGD 23.50, perbelanjaan SGD 25.30." atau nombor bil yang berbeza daripada yang pada bil.
- Cadangan – petua yang lebih halus, seperti tarikh resit yang berbeza, nama pembekal pada resit yang tidak ada pada rekod, atau GST yang dipaparkan pada resit pembekal berdaftar GST apabila perbelanjaan tiada GST.
- Dibaca dari resit – membuka apa yang dibaca oleh Officaid dari fail: pembekal, nombor dokumen, tarikh, kaedah pembayaran dan item baris.
Bertindak Terhadap Amaran
- 1 Buka rekod (klik barisnya dalam senarai Perbelanjaan atau Bil).
- 2 Baca amaran pada kad Semakan Resit (atau Pemeriksaan Bil).
- 3 Jika resit betul, klik Gunakan Nilai Resit (Gunakan Nilai Bil pada akaun belum bayar). Borang suntingan akan dibuka dengan nilai dari resit diisi.
- 4 Periksa borang dan klik Kemas Kini Perbelanjaan (atau Kemas Kini Akaun Belum Bayar). Amaran akan hilang apabila rekod sepadan.
Jika rekod itu sudah betul, klik Abaikan sahaja. Officaid akan bertanya sebab ("Perbelanjaan sudah direkodkan dengan betul", "Resit dibaca secara salah" atau "Lain-lain", dengan kotak untuk memberikan sebab) dan merekodkan jawapan anda. Cadangan juga boleh diabaikan dengan cara yang sama.
Telah menukar lampiran, atau rasa fail itu dibaca secara salah? Klik Semak Semula untuk membaca fail itu sekali lagi.
Mencari Rekod Yang Perlu Diperhatikan
Pada senarai Perbelanjaan, klik Perlu Perhatian di sebelah penapis tahun. Butang ini menunjukkan berapa banyak rekod yang mempunyai amaran terbuka, dan senarai kemudian hanya menunjukkan rekod-rekod tersebut. Menggunakan Semak Semula akan mengeluarkan rekod daripada senarai sehingga keputusan baharu diterima.
Jejak Aktiviti
Setiap langkah direkodkan dalam aktiviti rekod: "Resit ditambah", "Resit disemak" dengan keputusannya, "Nilai resit digunakan" dengan suntingan yang dibuat, dan "Amaran diabaikan" dengan sebab dan pengguna yang mengabaikannya.
Siapa Boleh Bertindak
- Pengguna dengan akses Sunting ke modul boleh menggunakan nilai resit, mengabaikan dan menyemak semula.
- Pengguna dengan akses Lihat hanya melihat keputusannya.
- Pada tuntutan, pemberi kelulusan boleh bertindak terhadap keputusan; pekerja yang membuat tuntutan melihat keputusan tanpa butang-butang tersebut.
Menutupnya
Semakan resit adalah aktif untuk setiap syarikat. Untuk menutupnya, pergi ke Pentadbir → Syarikat Saya, klik Officaid Permissions dalam Tindakan Pantas, dan kosongkan Semakan resit. Anda juga boleh mencapai Officaid Permissions dari Terma & Privasi.
Apa Seterusnya?
- Cara Merekodkan Perbelanjaan – Lampirkan resit apabila anda merekodkan pembayaran
- Mencipta Akaun Belum Bayar – Lampirkan bil apabila anda merekodkan apa yang anda utang
- Memuat Naik Resit – Tambah resit ke tuntutan anda