Hantar Permohonan Cuti untuk Pasukan Anda
Kadang-kadang, pekerja tidak dapat menghantar permohonan cuti mereka sendiri. Mereka mungkin tidak sihat, jauh dari peranti, atau hanya perlu HR menguruskan hal ini untuk mereka. Officaid membolehkan pengurus dan HR menghantar permohonan cuti atas nama pekerja, menggunakan borang yang sama yang dilihat oleh pekerja dalam modul Me mereka.
Cara Menghantar Permohonan Cuti Atas Nama Orang Lain
- 1 Navigasi ke Pasukan dari bar sisi kiri.
- 2 Klik Direktori dari submenu.
- 3 Klik pada pekerja yang anda ingin hantar permohonan cuti untuknya.
- 4 Skrol ke kad Cuti Tahunan pada tab Gambaran Keseluruhan.
- 5 Klik butang Apply Onbehalf.
- 6 Lengkapkan borang Permohonan Cuti.
- 7 Klik Hantar Permohonan Cuti untuk merekodkan cuti. Anda akan kembali ke profil pekerja.
Borang Permohonan Cuti
Skrin Permohonan Cuti memaparkan borang permohonan cuti di sebelah kiri dan maklumat rujukan yang berguna di sebelah kanan.
Butiran Cuti
- Jenis Cuti dari senarai turun (wajib). Ia hanya menyenaraikan jenis cuti yang diaktifkan untuk pekerja ini. Lihat Menguruskan Cuti Pekerja untuk mengaktifkan lebih banyak jenis.
- Tarikh Mula apabila cuti bermula, dengan pilihan Sepenuh Hari atau Separuh Hari. Separuh hari akan bertanya sama ada ia pagi (AM) atau petang (PM).
- Tarikh Tamat apabila cuti berakhir, dengan pilihan Sepenuh Hari atau Separuh Hari. Apabila cuti bermula dan berakhir pada hari yang sama, hanya pilihan Tarikh Mula yang dipaparkan.
- Jumlah Hari dikira secara automatik berdasarkan pilihan tarikh anda. Hujung minggu dan cuti umum tidak dikira.
- Baki Cuti menunjukkan baki yang tinggal untuk jenis cuti yang dipilih.
- Sebab Cuti untuk menjelaskan mengapa cuti diambil (wajib).
- Dokumen Sokongan untuk memuat naik fail seperti sijil perubatan. Anda boleh seret dan letak atau klik Pilih Fail untuk memuat naik.
Jika anda menghantar tanpa jenis cuti atau sebab, borang akan memaparkan "Sila pilih jenis cuti" atau "Sila masukkan sebab cuti". Tarikh tamat sebelum tarikh mula akan memaparkan "Tarikh tamat adalah sebelum tarikh mula".
Panel Baki Cuti
Di sebelah kanan skrin, panel Baki Cuti memaparkan hak semasa pekerja secara ringkas:
- Jenis cuti.
- Hak Cuti hari yang dilokasikan. Untuk jenis yang dikira mengikut tempoh, seperti cuti tahunan, ia menunjukkan jumlah hari yang terkumpul setakat ini berbanding hak setahun penuh (contohnya, 10.0 / 14.0).
- Digunakan hari yang telah diambil.
- Baki hari yang masih berbaki.
Ini membantu anda memeriksa dengan pantas sama ada pekerja mempunyai cukup hari yang tersedia sebelum menghantar permohonan.
Bar Sisi Permintaan Terkini
Di bawah baki, panel Permintaan Terkini menunjukkan sejarah cuti terkini pekerja:
- Jenis cuti dan julat tarikh.
- Status yang menunjukkan Diluluskan, Menunggu, Ditolak atau Dibatalkan.
- Tindakan: ikon pensel untuk menyunting permohonan, ikon tong sampah untuk membatalkannya (anda boleh menambah sebab pembatalan pilihan, dan hari tersebut akan dikembalikan ke baki), dan ikon mata untuk membuka butiran.
Ini memberikan anda gambaran tentang corak cuti terkini pekerja.
Mengapa Mohon Cuti Atas Nama?
Terdapat beberapa situasi di mana memohon cuti atas nama pekerja adalah perlu atau membantu:
- Cuti sakit kecemasan apabila pekerja menelefon untuk memaklumkan mereka tidak sihat dan tidak dapat mengakses sistem sendiri.
- Rawatan di hospital apabila pekerja dimasukkan ke hospital dan tidak dapat menghantar permohonan sendiri.
- Kecemasan keluarga terdekat di mana pekerja perlu keluar dengan segera tanpa masa untuk log masuk.
- Cuti berkuat kuasa surut untuk ketidakhadiran yang tidak direkodkan pada masa itu dan perlu ditambah ke dalam rekod.
- Halangan teknologi apabila pekerja tidak biasa dengan sistem atau tidak mempunyai akses.
- Pekerja jarak jauh atau di lapangan yang mungkin tidak mempunyai akses mudah ke komputer atau internet.
- Cuti yang dimulakan oleh syarikat untuk tempoh cuti wajib atau penutupan pejabat yang menjejaskan pekerja tertentu.
- Bantuan proses kemasukan untuk membantu pekerja baharu yang masih belajar menggunakan sistem.
Dokumen Sokongan
Borang ini menyertakan medan Dokumen Sokongan di mana anda boleh memuat naik fail seperti sijil perubatan, dokumen kemasukan hospital, atau rekod berkaitan lain. Anda boleh seret dan letakkan fail atau klik Pilih Fail untuk memuat naik.
Adakah dokumen sokongan diperlukan bergantung kepada dasar syarikat anda. Walau bagaimanapun, melampirkan dokumen yang berkaitan disyorkan untuk pemeliharaan rekod yang betul dan tujuan audit.
Selepas Menghantar
Setelah anda menghantar permohonan cuti, ia akan:
- Mengurangkan hari dari baki pekerja serta-merta, walaupun permohonan masih menunggu. Hari tersebut akan dikembalikan jika permohonan ditolak atau dibatalkan.
- Dihantar untuk kelulusan kepada pihak yang berkenaan.
- Muncul dalam rekod cuti pekerja di profil mereka.
- Ditunjukkan dalam modul Cuti untuk penjejakan seluruh syarikat.
- Dapat dilihat oleh pekerja dalam bahagian Me → Cuti mereka.
Soalan Lazim
Ya. Pekerja akan dimaklumkan, bersama dengan pegawai pelapor mereka yang mungkin perlu meluluskan cuti tersebut.
Permohonan cuti dihantar untuk kelulusan. Sesiapa yang bertanggungjawab menguruskan cuti pekerja boleh meluluskan atau membatalkan permohonan tersebut.
Ya. Apabila memilih Tarikh Mula dan Tarikh Tamat, anda boleh memilih antara Sepenuh Hari atau Separuh Hari untuk setiap satu, dan pilih Pagi atau Petang untuk separuh hari. Jumlah Hari akan dikira secara automatik.
Ya. Borang Mohon Cuti adalah sama dengan yang dilihat oleh pekerja apabila mereka memohon melalui Me → Cuti. Anda pada dasarnya menghantar permohonan atas nama mereka dengan maklumat yang sama.
Apa Seterusnya?
Pelajari lebih lanjut tentang pengurusan cuti:
- Menguruskan Cuti Pekerja menerangkan cara melaraskan hak cuti.
- Menyemak Butiran Pekerja merangkumi semua bahagian profil pekerja.
- Apa itu Pengurusan Sumber Manusia memberikan gambaran keseluruhan fungsi HR.