Menonaktifkan Pekerja

Memproses keluar pekerja yang berundur dengan betul

Apabila seorang pekerja meninggalkan syarikat anda, terdapat lebih banyak perkara yang perlu dilakukan selain daripada sekadar memadam mereka daripada senarai. Slip gaji akhir, pemulihan aset, kemas kini status, dan pemeliharaan rekod semuanya memerlukan perhatian. Panduan ini membimbing anda melalui proses menonaktifkan pekerja dengan betul dalam Officaid.

Sebelum Menonaktifkan

Laksanakan tugas-tugas ini sebelum mengubah status pekerja:

• Proses dan bayar bulan penuh melalui Pasukan → Gaji. Sekali pekerja Dihentikan, mereka tidak lagi muncul dalam senarai Gaji. Sebahagian bulan akhir dibayar dengan slip gaji tersendiri selepas itu (lihat Slip Gaji Akhir di bawah).
• Setel tuntutan tertunggak dengan meluluskan atau menolak sebarang tuntutan perbelanjaan yang menunggu semakan.
• Kumpul aset syarikat dan kemas kini rekod inventori untuk menunjukkan item telah dikembalikan.
• Semak dokumen untuk memastikan semua rekod yang diperlukan ada dalam fail.
• Catat maklumat berhenti dalam bahagian Nota pekerja dengan tarikh dan sebab.

Cara Menonaktifkan Pekerja

1. 1 Navigasi ke Pasukan dari bar sisi kiri.
2. 2 Klik Direktori dari submenu.
3. 3 Klik pada pekerja yang anda proses keluar.
4. 4 Klik tindakan pantas Sunting Pekerja.
5. 5 Pergi ke tab Pekerjaan.
6. 6 Ubah Status Pekerja kepada Tidak Aktif atau Dihentikan.
7. 7 Jika anda memilih Dihentikan, isi Tarikh Tamat (hari terakhir pekerja) dan Sebab Tamat (teks bebas, contohnya "Meletakkan Jawatan").
8. 8 Klik Gaji > untuk menyimpan perubahan. Tiada butang Simpan yang berasingan.

Memilih Status yang Betul

Apabila menonaktifkan pekerja, pilih status yang sesuai:

• Dihentikan untuk pemberhentian kekal seperti meletakkan jawatan, pemecatan, persaraan, atau tamat kontrak.
• Tidak Aktif untuk situasi sementara seperti cuti tidak berbayar yang panjang di mana pekerja mungkin kembali.

Apa yang Berlaku Selepas Menonaktifkan

Apabila anda menukar status pekerja kepada Tidak Aktif atau Dihentikan:

• Mereka berpindah dari tab Aktif ke tab Tidak Aktif dalam Direktori.
• Kursi mereka dikosongkan untuk pekerja lain.
• Pekerja yang Dihentikan tidak lagi muncul dalam senarai Pasukan → Gaji, termasuk bulan yang telah diproses.
• Slip gaji mereka kekal di tab Pembayaran, jadi gaji yang masih menunggu boleh ditandakan sebagai dibayar di situ.
• Baki cuti mereka dibekukan.
• Semua data rekod terdahulu kekal boleh diakses, termasuk slip gaji, tuntutan, dokumen, dan nota.

Pertimbangan Slip Gaji Terakhir

Slip gaji terakhir mungkin perlu merangkumi:

• Gaji berkadar untuk sebahagian bulan yang bekerja.
• Bayaran cuti tidak digunakan jika dasar anda membenarkan penebusan.
• Bayaran tempoh notis jika berkenaan.
• Potongan terakhir untuk sebarang jumlah yang belum dibayar.

Pekerja yang Berhenti tidak ada dalam senarai Gaji untuk bulan terakhir mereka, jadi tambah slip gaji terakhir dari profil mereka:

1. 1 Pergi ke Pasukan → Direktori dan buka tab Tidak Aktif.
2. 2 Klik pada pekerja, kemudian klik tindakan pantas Tambah Slip Gaji.
3. 3 Tetapkan Mula Tempoh Bayaran kepada hari ke-1 bulan dan Tamat Tempoh Bayaran kepada Tarikh Tamat mereka.
4. 4 Semak Gaji Asas. Ia dikira mengikut hari bekerja dan menunjukkan lencana Pro-rata. CPF, SHG dan SDL dikira berdasarkan jumlah pro-rata.
5. 5 Tambah bayaran cuti tidak digunakan atau bayaran notis sebagai Pendapatan Tambahan.
6. 6 Biarkan Tarikh Pembayaran kosong sehingga gaji dibayar.
7. 7 Klik Tambah Slip Gaji untuk simpan.

Slip gaji kemudian muncul di tab Pembayaran dan Sumbangan, di mana anda boleh menandanya sebagai dibayar dan failkan CPF-nya seperti bulan lain. Lihat Menambah Slip Gaji untuk maklumat lanjut tentang borang slip gaji.

Pemulihan Aset

Sebelum menukar status kepada Tidak Aktif, semak bahagian Inventori pekerja dan pastikan semua item dikira:

1. 1 Pergi ke bahagian Inventori dalam profil pekerja.
2. 2 Untuk setiap item, kemas kini Tarikh Pulangan apabila ia dipulangkan.
3. 3 Tetapkan togol Aktif item kepada Tutup.
4. 4 Catat keadaan dalam Nota jika perlu.

Untuk Aset Tetap, ini akan mengemas kini status aset dalam modul Kewangan.

Pertimbangan Pematuhan

Tergantung pada kewarganegaraan dan keadaan pekerja, langkah tambahan mungkin diperlukan:

• Sumbangan CPF mesti dihantar sehingga dan termasuk bulan terakhir.
• Penghantaran akhir tahun IRAS akan merangkumi pendapatan sehingga tarikh berundur.
• Pekerja asing mungkin memerlukan pembersihan cukai sebelum gaji akhir dibayar.

Soalan Lazim

Apa Seterusnya?

Pelajari lebih lanjut tentang pengurusan kitaran hayat pekerja:

• Penjelasan Status Pekerja merangkumi maksud setiap status.
• Memahami Kuota menerangkan bagaimana menonaktifkan membebaskan kuota.
• Apa itu Offboarding menyediakan konteks yang lebih luas tentang proses keluar.