代员工申请休假

为团队成员提交请假申请

有时员工无法自行提交请假申请，例如身体不适、不在设备旁，或者需要 HR 代为处理。Officaid 允许经理和 HR 代表员工申请休假，使用的表单与员工在“我”模块中看到的相同。

如何代员工申请休假

1. 1 从左侧边栏导航至团队。
2. 2 在子菜单中点击通讯录。
3. 3 点击您要为其申请休假的员工。
4. 4 在概览选项卡中滚动至年假卡片。
5. 5 点击 代申请 按钮。
6. 6 填写申请休假表单。
7. 7 点击 提交请假申请 以记录休假。您将返回员工个人资料页面。

申请休假表单

申请休假界面左侧显示请假申请表单，右侧显示有用的参考信息。

请假详情

• 假期类型（必填）从下拉菜单中选择。列表仅显示已为该员工启用的假期类型。请参阅 管理员工假期 以启用更多类型。
• 开始日期 休假开始的时间，可选择全天或半天。半天需指定是上午（AM）还是下午（PM）。
• 结束日期 休假结束的时间，可选择全天或半天。如果休假在同一天开始和结束，则仅显示开始日期的选项。
• 总天数 根据您选择的日期自动计算。周末和公共假日不计入在内。
• 假期余额 显示所选假期类型的剩余余额。
• 请假原因 说明休假的原因（必填）。
• 证明文件 上传如医疗证明等文件。您可以拖放或点击 选择文件 进行上传。

如果您在未选择假期类型或原因的情况下提交，表单将显示“请选择假期类型”或“请输入请假原因”。如果结束日期早于开始日期，则显示“结束日期早于开始日期”。

假期余额侧边栏

在屏幕右侧，假期余额面板可让您一目了然地查看员工当前的应享假期：

• 类型 休假类型。
• 应享假期天数。对于按比例计算的假期类型（如年假），此处显示截至目前累积的天数与全年应享天数的比例（例如，10.0 / 14.0）。
• 已使用天数，即已经休掉的天数。
• 余额，即剩余可用天数。

这有助于您在提交申请前，快速检查该员工是否有足够的可用天数。

最近申请侧边栏

在假期余额下方，“最近申请”面板会显示该员工近期的休假记录：

• 类型及日期范围。
• 状态，显示为已批准、待处理、已拒绝或已取消。
• 操作：铅笔图标用于编辑申请，垃圾桶图标用于取消申请（您可以添加可选的取消原因，天数将退回至余额），眼睛图标用于查看详情。

这能让您了解该员工近期的休假模式。

为什么要代员工申请休假？

在以下几种情况下，代员工申请休假是必要或有帮助的：

• 突发病假：当员工身体不适致电请假，且无法自行登录系统时。
• 住院：当员工入院治疗，无法自行提交申请时。
• 直系亲属紧急事务：当员工需紧急离岗，且没有时间登录系统时。
• 补录休假：针对当时未记录、需事后补录到档案中的缺勤情况。
• 技术障碍：当员工不熟悉系统或没有访问权限时。
• 远程或外勤员工：可能无法方便地访问电脑或互联网。
• 公司安排的休假：针对强制休假期间或影响特定员工的办公室关闭情况。
• 入职协助：帮助仍在熟悉系统的新员工。

支持文件

表单中包含一个“支持文件”字段，您可以上传医疗证明、入院文件或任何其他相关记录。您可以拖放文件，或点击 选择文件 进行上传。

是否需要支持文件取决于贵公司的政策。不过，为了妥善存档和审计目的，建议附上相关文件。

提交后

一旦您提交休假申请，系统将：

• 立即从员工余额中扣除相应天数，即使申请仍处于待处理状态。如果申请被拒绝或取消，天数将予以返还。
• 发送给相应人员进行审批。
• 显示在员工个人资料中的休假记录里。
• 在假期模块中显示，以便进行全公司范围的追踪。
• 员工可在其我 → 假期部分查看。

常见问题

接下来做什么？

了解更多关于假期管理的内容：

• 管理员工假期 解释了如何调整休假权益。
• 查看员工详情 涵盖了员工个人资料的所有部分。
• 什么是人力资源管理 提供了人力资源职能的概览。