妥善办理离职员工手续
当员工离开公司时，除了将其从名册中移除外，还需要处理其他事项，例如最终工资单、资产回收、状态更新和记录保存。本指南将指导您在 Officaid 中正确停用员工。
停用前准备
在更改员工状态之前，请完成以下任务：
- 处理并支付完整月份，通过 团队 → 薪资 进行。员工被设为已离职后，将不再出现在薪资列表中。最后不足一个月的部分之后会用单独的工资单支付（见下方的最终工资单）。
- 通过批准或拒绝待审核的费用报销，结清待处理报销。
- 收回公司资产，并更新库存记录以显示物品已归还。
- 审查文件，确保所有必要的记录已存档。
- 在员工的备注部分记录离职信息，包括日期和原因。
根据公司离职政策创建检查清单，以确保无遗漏。
如何停用员工
- 1 从左侧边栏导航至 团队。
- 2 点击子菜单中的 通讯录。
- 3 点击您要办理离职手续的员工。
- 4 点击 编辑员工 快捷操作。
- 5 前往 雇佣信息 选项卡。
- 6 将 员工状态 更改为 未激活 或 已离职。
- 7 如果您选择 已离职，请填写 结束日期（员工最后工作日）和 离职原因（自由文本，例如“辞职”）。
- 8 点击 薪资 > 以保存更改。没有单独的保存按钮。
选择合适的状态
停用员工时，请选择适当的状态：
- 对于永久离职，如辞职、解雇、退休或合同结束，选择 已离职。
- 对于临时情况，如长期无薪休假且员工可能返回，选择 未激活。
这两种状态都会将员工移至未激活选项卡并释放其席位。请根据离职性质进行选择。
停用后会发生什么
一旦您将员工状态更改为“未激活”或“已离职”：
- 他们将从通讯录中的 启用中 选项卡移至 未激活 选项卡。
- 他们的席位将被释放，供其他员工使用。
- 已离职的员工将不再出现在 团队 → 薪资 列表中，包括已处理的月份。
- 他们的工资单仍保留在 付款 选项卡中，因此您可以将待处理的薪资标记为已付款。
- 他们的假期余额将被冻结。
- 所有历史数据（包括工资单、报销单、文件和备注）仍可访问。
最终工资单注意事项
最终工资单可能需要包含以下内容：
- 部分工作月份的 按比例计算的薪资。
- 如果公司政策允许，包含 未休假期折现。
- 如适用，包含 通知期薪资。
- 针对任何未结金额的 最终扣款。
已离职的员工不会出现在其最后月份的薪资列表中，因此请从他们的个人资料中添加最终工资单：
- 1 前往 团队 → 通讯录 并打开 未激活 选项卡。
- 2 点击该员工，然后点击 添加工资单 快捷操作。
- 3 将 薪资期间开始日期 设为当月 1 日，将 薪资期间结束日期 设为他们的结束日期。
- 4 检查 基本薪资。它会根据工作日按比例计算，并显示 按比例计算 徽章。CPF、SHG 和 SDL 将基于按比例计算的金额进行计算。
- 5 将未休假期折现或通知期薪资添加为 额外收入。
- 6 在薪资支付前，保持 付款日期 为空。
- 7 点击 添加工资单 以保存。
随后，该工资单将出现在 付款 和 供款 选项卡中，您可以像其他月份一样将其标记为已付款并申报 CPF。有关工资单表格的更多信息，请参阅 添加工资单。
资产回收
在停用之前，请查看员工的库存部分，并确保所有物品均已登记：
- 1 前往员工个人资料中的库存部分。
- 2 对于每个物品，在归还时更新归还日期。
- 3 将物品的启用开关设为关闭。
- 4 如有需要，在备注中记录物品状况。
对于固定资产，这将更新财务模块中的资产状态。
合规注意事项
根据员工的国籍和具体情况，可能还需要采取以下额外步骤：
- 必须提交截至最后一个月（含当月）的 CPF 供款。
- IRAS 年终申报将包含截至离职日期的收入。
- 外籍员工 在发放最终薪资前，可能需要完成税务清账。
更改状态不会自动更新员工的监管选项卡。请手动打开该选项卡，为 MOM 填写 Date Left 和 Mode of Leaving。这些字段不会从结束日期和离职原因自动复制。请参阅 填写 OED 表格。
对于离开新加坡的外籍员工，请查阅 MOM 和 IRAS 关于税务清账的要求。在获得清账证明之前，可能需要暂缓发放最终款项。
常见问题
可以。所有历史数据都保留在“未激活”选项卡中。您可以随时查看他们的个人资料、工资单、文档及其他记录。
在“未激活”选项卡中找到他们，并将状态改回“启用中”或“试用期中”。他们的历史记录仍与同一个人资料关联。
不建议这样做。停用员工可以保留记录，以满足合规、审计及潜在重新雇用的需求。删除操作将永久移除数据。
将状态设为“已离职”时，请填写 结束日期 和 离职原因。这些信息会显示在“未激活”选项卡的结束日期列中。如有更多详情，请使用备注部分。记得同时在“监管”选项卡中填写离职日期和离职方式。
接下来做什么？
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